Vi söker en förvaltningssekreterare till Mjölby kommun

Vi är Mjölby kommun. Tillsammans levererar vi service och tjänster, är samhällsbyggare och myndighetsutövare. Vårt arbete är till nytta för samhället och med medborgarens bästa i fokus – genom hela livet.

Omsorgs- och socialförvaltningen är en av Mjölby kommuns sex förvaltningar och har ett tydligt uppdrag – vi finns till för människor. Med cirka 1000 medarbetare bidrar vi med insatser till ett självständigt och aktivt liv med meningsfull sysselsättning. Vår drivkraft är att skapa utveckling och trygghet i vardagen och vår gemensamma målbild är att skapa bra välfärdstjänster. För att lyckas krävs både kompetens, engagemang och mod – vi vågar satsa på innovation, ny teknik och nya arbetssätt som driver utvecklingen framåt.

En del av omsorgs- och socialförvaltningen är enheten för utveckling och verksamhetsstöd. Här finns de förvaltningsövergripande stödfunktionerna som har som uppgift att utveckla det förvaltningsövergripande kvalitetsutvecklings- och uppföljningsarbetet i nära samarbete med verksamheterna.

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en bred roll med stort ansvar för informationshantering, registratur och administrativa processer? Ansök nedan!

1 plats(er).

Arbetsuppgifter

Rollen som förvaltningssekreterare är bred och varierad och innebär att du självständigt ansvarar för och driver olika administrativa uppdrag inom enheten. Du stödjer social- och omsorgsförvaltningens verksamheter i administrativa processer som utvecklas och förändras utifrån verksamhetens behov. Tjänsten är placerad inom enheten för utvecklings- och verksamhetsstöd och rapporterar till administrativ chef. Inom enheten arbetar bland annat nämndsekreterare, controller, administratörer, verksamhetsutvecklare, systemförvaltare, MAS och MAR.

Som förvaltningssekreterare har du ett övergripande ansvar för registratur, diarieföring, informationshantering samt arkiv- och gallringsfrågor. Du ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar, genomför sekretessprövningar och säkerställer en korrekt hantering av personuppgifter. Rollen innebär också att vara ett kvalificerat stöd till verksamheten i frågor som rör offentlighet, sekretess och dokumenthantering samt att utbilda och vägleda medarbetare i gällande regelverk, rutiner och ärendehanteringssystem. I uppdraget ingår även delegation inom alkohol- och tobakstillstånd.

Du arbetar i nära samverkan med administration, stödfunktioner, förvaltningsledning och verksamheter samt med kommunens övriga förvaltningar. Tillsammans utvecklar ni processer inom registratur, diarium och arkiv för att säkerställa ett rättssäkert, effektivt och enhetligt arbetssätt i hela förvaltningen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• treårig gymnasieexamen inom relevant ämnesområde
• erfarenhet av kvalificerad administration och service
• erfarenhet av arbete med processer inom socialtjänsten
• erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation och kunskap om regelverk för offentlig verksamhet
• kunskap i att dokumentera, sammanställa och bearbeta underlag
• god data- och systemvana
• god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• relevant eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi och kommunikation
• erfarenhet från arbete som chefstöd i en större organisation inom offentlig sektor

Som person ser vi att du har en god samarbetsförmåga och arbetar väl tillsammans med andra genom att lyssna, visa empati och bemöta människor med respekt. Du är prestigelös, värdesätter andras perspektiv och uppmärksammar samt uppmuntrar deras bidrag. Samtidigt har du en god förmåga att planera, organisera och strukturera ditt arbete, sätta upp mål och säkerställa att aktiviteter följs upp och slutförs.

Du uttrycker dig väl i skrift och har förmåga att formulera tydliga, välstrukturerade texter som anpassas efter målgrupp och sammanhang. Vidare är du flexibel och trivs i en föränderlig miljö. Du har lätt för att anpassa dig till nya förutsättningar, stödjer utvecklings- och förändringsarbete samt anpassar ditt förhållningssätt utifrån verksamhetens och andra människors behov.

Vi är en trygg och hållbar arbetsgivare. Stor nog att erbjuda medarbetare goda arbetsvillkor och spännande utvecklingsmöjligheter. Liten nog för nära samarbeten, delaktighet och inflytande.

Med fokus på vårt uppdrag, att göra nytta för samhället, möjliggör vi utrymme för eget ansvar och kreativitet. Tillsammans driver vi kommunen och den hållbara samhällsutvecklingen framåt.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse.

Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Läs mer om vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb (http://www.mjolby.se/ledigajobb).