Ledigt jobb: Administrativ assistent

Vill du utvecklas både professionellt och personligt samtidigt som du gör en skillnad för andra? Vill du testa dina egna gränser och vara med och bidra till Sveriges försvar? Har du erfarenhet av chefsstöd, administration och verksamhetsstöd? Gillar du varierande arbetsuppgifter där varje dag är unik? Försvarsmakten söker nu Sveriges vassaste administrativa assistent – är det du?

Huvudsakliga arbetsuppgifter

I befattningen ingår att ge administrativt stöd till hela avdelningen, med ett särskilt fokus på samarbete med cheferna. Arbetsuppgifterna spänner från mer kvalificerade administrativa uppgifter till återkommande rutinartade sysslor. Rollen har en bred spännvidd där du är involverad i administrativa frågor kopplade till juridik, affärer och personaladministration. Du kommer att fungera som "spindeln i nätet" på avdelningen och ges möjlighet att både utveckla och förvalta rutiner inom ditt område. För att lyckas i rollen måste du ha lätt för att sätta dig in i verksamheten, förstå organisationens olika behov samt vara intresserad av att finna innovativa lösningar och driva förbättringsarbete. Arbetsuppgifterna ställer höga krav på samarbetsförmåga, självständighet, systematiskt arbetssätt, servicekänsla och förmågan att arbeta under press. Tjänsten är placerad på Högkvarterets avdelning för Affärs- och försörjningsledning i centrala Stockholm.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Stödja ledningen och stabsfunktion samt ansvara för den administrativa funktionen inom avdelningen (genomföra, sammanhålla/kordinera och utveckla).
• Ärendehantering.
• Hantera sekretessbelagda handlingar.
• Hantera övriga administrativa säkerhetsfrågor.
• Stödja ledningen i personaladministrativa uppgifter.
• Hantera och sammanhålla avdelningens systemadministration, inköp och beställningar.
• Hantera lokalfrågor och avdelningsgemensamma aktiviteter.
• Övriga rutinbaserade, återkommande administrativa uppgifter.
• Hantera och utveckla enskilda uppgifter samt driva interna projekt.

KRAV

Kvalifikationer

• Gymnasieexamen med administrativ och/eller ekonomisk inriktning, eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant.
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska.
• God datorvana och mycket goda kunskaper i MS Excel, Word och PowerPoint.

Personliga egenskaper

Du har en hög servicekänsla, är noggrann, strukturerad och välorganiserad. Du är självgående, tar egna initiativ och är flexibel och prestigelös. Du trivs med att samarbeta med andra och har en väl utvecklad kommunikativ förmåga. Du bör ha förmåga att se förändringspotential i administrativa rutiner och föreslå förbättringar.

Som person trivs du i en omväxlande roll med många parallella uppgifter och tidvis högt tempo. Du knytter lätt nya kontakter, både inom och utanför organisationen, och uppskattar ett utmanande arbete. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper vid rekryteringen och söker medarbetare med rätt attityd, värderingar och inställning.

MERITERANDE

• Genomförd aktuell GMU eller grundutbildning med värnplikt i Försvarsmakten.
• Kunskap om och/eller erfarenhet av Försvarsmakten eller försvarssektorn.
• Arbetslivserfarenhet från offentlig verksamhet.
• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, exempelvis på myndighet, i offentlig sektor, advokatbyrå eller bolag.
• Kunskap i SAP.

Övrigt

Detta är en tidsbegränsad anställning fram till 2027-06-30.

Tjänstgöringsomfattning: 100 %.

Arbetsort: Stockholm.

Tillträde: Enligt överenskommelse.

Befattningen är en civil anställning.

Med anställningen följer skyldighet att krigsplaceras, delta i utbildning, övningar och insatser, både inrikes och utrikes.

Förfrågningar om befattningen kan göras till avdelningens ställföreträdande chef Johan Malmström via växel 08-788 75 00. Vid frågor kring rekryteringsprocessen kontakta HR-specialist Paulina Unger, 08-788 75 00.

Fackliga organisationer:

SACO: Stefan Ungerth

SEKO: Monika Danielsson/Lise-Lotte Larsson

Försvarsförbundet, OFRS: Kjell Tetzlaff

OFRO: Roger Ericsson

Välkommen med din ansökan senast 2026-06-23. Till ansökan bifogas CV med två referenser, ett personligt brev samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.

Information om det rekryterande förbandet:
I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Från 2023-01-01 utgörs Högkvarteret av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras och att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.