Ledigt jobb: Administrativ assistent

Är du en skicklig och strukturerad administratör som motiveras av att arbeta i en stöttande roll? Vi erbjuder en varierande roll på en myndighet med ett meningsfullt uppdrag. Låter det intressant? Sök då till Sida, Sveriges expertmyndighet för internationellt bistånd.

På uppdrag av riksdag och regering arbetar vi för att minska fattigdom och förtryck samt stärka demokrati och mänskliga rättigheter. För att kunna genomföra vårt uppdrag är Sida beroende av att kunna attrahera, rekrytera och utveckla kompetenta medarbetare med en mångfald av erfarenheter, bakgrunder och förmågor.

Om jobbet

Du kommer att tillhöra Sidas administrativa avdelning, som består av cirka 120 medarbetare. Tillsammans ansvarar de för myndighetens övergripande administration och verksamhetsstöd. Inom avdelningen ligger också ansvaret för centrala kontrollfunktioner, såsom inriktning och utveckling av verksamheten, finansiell styrning, redovisning samt bidragshantering.

Avdelningen består framför allt av seniora experter inom HR, intern styrning och kontroll, ekonomi, juridik, upphandling, dokumentation och arkiv.

Fokus i rollen är att ge ett professionellt administrativt stöd till avdelningens ledning. Som avdelningsadministratör blir du del av en bra arbetsgrupp och får bidra till avdelningens omväxlande uppdrag.

Arbetsuppgifter

• Ge administrativt stöd till ledningen, exempelvis kalenderhantering, digitala planeringstavlor och dokument- och ärendehantering.
• Övergripande administration som IT-beställningar, viss HR-administration, introduktion av nyanställda, hantering av sidor och samarbetsytor på intranätet, etc.
• Ansvar för viss ekonomiadministration och kontering av fakturor samt stöd till chefer och controllern i uppföljning av förvaltningsbudgeten.
• Protokollföring och stöd vid interna och externa möten och större tillställningar.
• Bidra till verksamhetsplanering och -uppföljning, årsredovisning, upphandlingar, enkätundersökningar m.m. på uppdrag av chef.
• Övriga administrativa uppgifter bl.a. felanmälningar, beställningar, myndighetsbrevlåda, arkivering, beslutshantering i samarbete med myndighetens andra administratörer.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.

Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasiekompetens

Språk

• Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska och förmåga att kommunicera i tal och skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• Aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta i en administrativ roll.
• Mycket god erfarenhet av att använda digitala arbetsverktyg som Teams, Skype och Zoom.
• Mycket erfaren användare av Office-paketet och dess olika funktioner.
• Viss erfarenhet av ekonomiadministration.
• Erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter i en stöttande roll.

Funktionella kompetenser/förmågor

För att lyckas och trivas i rollen är det viktigt att du är lyhörd, serviceinriktad och trivs med att skapa goda relationer. Du har ett strukturerat arbetssätt, levererar med kvalitet och har en förmåga att prioritera mellan många olika arbetsuppgifter.

För den här rollen behöver du:

• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling.
• Ta initiativ och vara drivande.
• Ha förmåga att prioritera och hantera osäkerhet och risker.
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer.

Meriterande

För denna roll är det meriterande om du har:

• Erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet och kunskap om allmän handling.
• Erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal.
• Erfarenhet av att genomföra enkätundersökningar.
• Erfarenhet av att skriva protokoll.

Bra att veta

Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast.

Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 143/26.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av avdelningschef Malena Sandh, [email protected].

Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco: mailto:[email protected] och ST: mailto:[email protected].

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om anställningsprocessen (https://www.sida.se/jobba-med-bistand/jobba-pa-sida/anstallningsprocessen/).

Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.

Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.