Ledigt jobb: Administrativ assistent

Uppdraget avser en Projektadministratör till sektion tunnelbana inom samhällskritisk infrastruktur i Stockholm. Du kommer att arbeta i en komplex verksamhet med högt samhällsfokus, där struktur, noggrannhet och samverkan är avgörande för att stödja flera pågående projekt. Uppdraget innebär att vara ett administrativt nav som effektiviserar verksamheten och skapar ordning i vardagen för projektledare och medarbetare.

Edge of Talent är ett kompetens- och konsultbolag som erbjuder skräddarsydda lösningar för våra kunder, oavsett om det handlar om kortare konsultuppdrag, projektanställningar eller långsiktiga samarbeten. Vi är stolta över att matcha rätt talang med rätt uppdrag och skapa möjligheter för både våra konsulter och våra partners att växa tillsammans.

Hos oss blir du en del av en dynamisk organisation där du som konsult är anställd av Edge of Talent. Vi tar hand om administrationen, coachar dig genom din karriär, och säkerställer att du trivs i ditt uppdrag. Vårt fokus är att erbjuda dig uppdrag som passar just din kompetens och där du har möjlighet att utvecklas.

Som Projektadministratör kommer du att arbeta i flera olika projekt inom sektion tunnelbana. Du blir beställarens förlängda arm och bidrar till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur. Rollen kräver god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt – både operativt och strategiskt.

Med sina 100 kilometer och 100 stationer slingrar sig tunnelbanan fram som Stockholms blodomlopp. Här görs 900 000 resor varje dag. Sektion tunnelbana utvecklar och säkerställer flödet för nuvarande och kommande generationer. Hos oss får du en nyckelroll i att stödja denna samhällsviktiga verksamhet.

• Utföra dokumenthantering enligt gällande rutiner och riktlinjer

• Diarieföra handlingar i systemet EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part

• Vid behov utföra mötesbokningar och resebeställningar

• Administrera projektverktyg, såsom behörigheter, nya användare och funktioner

• Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial samt passerkort till anläggningar

• Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i Agresso

• Kvalitetssäkra underlagen till fakturor

• Kontrollera inrapporterade tider från konsulter och entreprenörer

• On- och off-boarding av projektmedlemmar

• Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer

• Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag

• Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner

• Medverka och bidra till utveckling av administratörsnätverket

• Lägst gymnasial examen

• Minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, fordon eller IT

• Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

• Minst 7 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar)

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av arbete i EDIT (Paltina) eller motsvarande diarieföringssystem

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet

• Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, SharePoint eller liknande

Start: Omgående

Omfattning : Heltid

Placering : Stockholm

Lön: Enligt överenskommelse

Kontakt: Hermela Nadew

Sista ansökningsdatum : Vi tar emot ansökningar löpande och håller annonsen öppen tills rollen är fylld. För att inte missa chansen rekommenderar vi att du skickar in din ansökan snarast.

Observera att vi kommer att kontrollera belastningsregister efter första intervjun om du går vidare i processen.