Ledigt jobb: HR-assistent

Vi söker en proaktiv och organiserad person som vill bli en del av vårt team som Kontorschef/HR-assistent. Detta är en hybridroll som kombinerar administrativt stöd, kontorshantering och projektkoordinering, idealisk för någon som är ivrig att växa och ta ansvar för den dagliga verksamheten i en dynamisk miljö.

Nyckelansvarsområden

HR-assistent

• Underhålla och uppdatera anställdas register i HiBob
• 
  
• Förbereda anställningsavtal, tillägg och HR-dokumentation
• 
  
• Hantera onboarding/offboarding-processer och förändringar av anställda
• 
  
• Planera intervjuer och stödja chefer med rekrytering via Teamtailor
• 
  
• Förbereda erbjudandebrev och samordna bakgrundskontroller (Validata)
• 
  
• Stödja intern kommunikation, engagemangsundersökningar och HR-initiativ
• 
  
• Assistera med HR-rapportering (anställda, omsättning, engagemangsmått)
• 
  
• Hjälpa till med välbefinnande, lärande och kulturella initiativ
• 
  
• Ge allmänt HR- och projektstöd till ledningsteamet

Kontorshantering

• Upprätthålla en välorganiserad och välkomnande kontorsmiljö
• 
  
• Beställa förnödenheter och hantera lager
• 
  
• Koordinera kontorsunderhåll, leverantörer och tjänsteleverantörer
• 
  
• Stödja med schemaläggning, rumsbokningar och interna evenemang
• 
  

Administrativt & Teamstöd

• Assistera ledning och team med schemaläggning, researrangemang, utgiftsrapporter och möteskoordinering
• 
  
• Hjälpa till att förbereda interna dokument, presentationer eller rapporter
• 
  
• Fungera som kontaktpunkt för dagliga frågor från anställda relaterade till interna företagsevenemang, kontorsutrymme eller pågående interna projekt
• 
  

Projektkoordinering

• Assistera med planering, spårning och uppföljning av interna projekt
• 
  
• Planera och koordinera företagsevenemang - inklusive jul- och sommarfester, konferenser och andra företagsövergripande evenemang
• 
  
• Koordinera tidslinjer, leveranser och mötesanteckningar
• 
  
• Stödja tvärfunktionella team med administrativa och logistiska uppgifter
• 
  
• Hjälpa till att säkerställa att projektets dokumentation är uppdaterad och organiserad
• 
  

Vem du är

• Mycket organiserad och detaljorienterad
• 
  
• Stark multitasker med utmärkta tidsplaneringsförmågor
• 
  
• En lagspelare med en positiv och serviceinriktad attityd
• 
  
• Utmärkta skriftliga och verbala kommunikationsfärdigheter
• 
  
• Bekväm med att hantera känslig information med konfidentialitet
• 
  

Kvalifikationer

• Tidigare erfarenhet av kontorsadministration, exekutiv assistans eller projektkoordinering är en fördel (men inte ett krav)
• 
  
• Flytande i engelska (eller andra språk är en bonus)

Föredragna kvalifikationer

Examen eller motsvarande erfarenhet föredras