Ledigt jobb: Utbildningsadministratör/Utbildningssekreterare

Sapere Aude – våga vara vis – är vårt motto. Våra studenter och medarbetare utvecklar samhällsviktig kunskap som berikar individen och världen. Vår akademiska miljö präglas av nyfikenhet, mod och öppenhet och det är nära mellan människor, roller, ämnen och forskning. Grunden för vår verksamhet är jämställdhet, mångfald och ett demokratiskt synsätt. Vi finns i Värmland, en naturnära och kulturrik region där vi är en motor för hållbar utveckling i tät samverkan med samhället.

Karlstads universitet har ca 1 400 medarbetare och 18 700 studenter fördelade på två inspirerande campusmiljöer i Karlstad och Arvika. Läs mer om oss på: kau.se/jobb (https://kau.se/jobb)

Är du en noggrann teamperson, med god känsla för service och vill jobba med att möta våra studenter och stödja genomförandet av deras examinationer?

Beskrivning

Avdelningen för utbildningsstöd består av enheten för internationalisering och samverkan, enheten för studentstöd samt enheten för utbildningsservice. Vid den sistnämnda hanteras universitetets antagning, examen, studieadministrativa system samt tentamenssamordning.

Till enheten för utbildningsservice söker vi nu 1–2 utbildningsadministratörer till tentamenssamordningen. Ditt arbete innebär huvudsakligen uppgifter och roll som huvudtentamensvakt. Du bidrar till att säkerställa att examinationer genomförs på ett rättssäkert sätt och att tentamensregler följs under tentamenstillfället, samt att tentamenstillfällena blir en god upplevelse för studenterna. Du har ett koordinerande uppdrag gentemot övriga tentamensvakter och fungerar som länken mellan tentamensvakterna och medarbetarna på tentamenssamordningen.

Genomförandeformer av tentamen utvecklas snabbt, med fokus på effektiva och digitala tentamensformer. Därför förändras arbetsuppgifter och rutiner också i takt med att nya lösningar utvecklas. Utbildningsadministratörer och tentamensvakter är viktiga och delaktiga i det förändringsarbetet.

Arbetsuppgifter

Den huvudsakliga arbetsuppgiften är att upprätthålla god ordning under tentamenstillfället, samt kontroll och övervakning av studenterna under skrivtillfället. Detta omfattar exempelvis närvarokontroll, insläpp och insamling av genomförda tentamen. Dessa är exempel på arbetsuppgifter som du delar med alla tentamensvakter.

I arbetet ingår även rollen som huvudtentamensvakt vid genomförandet av salstentamen. De särskilda arbetsuppgifterna i denna roll är i huvudsak administrativa uppgifter kring förberedelser, genomförandet och efterarbete av tentamen. Du förbereder tentamensgenomförandet, svarar på frågor samt instruerar vid behov tentamensvakter, lärare och studenter. Du löser problem som kan uppstå vid tentamenstillfället och planerar samt ansvarar för efterarbetet efter genomförd tentamen.

Du behöver vara väl inläst på de regler som gäller vid tentamen för att kunna ge tydlig information och instruktion till studenterna, på svenska och även på engelska.

Tentamen genomförs både digitalt och i pappersform och sker på plats i Karlstads universitets lokaler. Du ingår i ett team där ni arbetar tillsammans för att ge studenterna en god upplevelse vid sina tentamenstillfällen. Andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma.

Vem söker vi?

Det är ett krav att du har en gymnasieexamen eller motsvarande. Vidare krävs aktuell arbetslivserfarenhet inom serviceyrke eller av arbetsuppgifter som kännetecknas av kontroll av uppgifter, eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Tidigare arbete eller studier vid universitet eller högskola är meriterande.

För att fungera och trivas i rollen krävs tillräckliga kunskaper och erfarenheter av datoranvändning. Du behöver ha goda kunskaper i svenska och engelska (muntligt och skriftligt).

Mötet med studenterna är en stor del av arbetet och därför behöver du ha god förmåga att ge service. För att hantera oförutsedda situationer som ibland uppstår, krävs att du är stresstålig och lösningsorienterad. Det är även viktigt att du är strukturerad, noggrann och har lätt för att samarbeta med andra i grupp.

Observera: Du kan inte vara student vid universitetet och samtidigt ha en roll som tentamensvakt på Karlstads universitet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Villkor

Anställningen är en tillsvidareanställning, heltid 100%, med oregelbunden arbetstid, vardagar och helger, både dagtid och kvällstid. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Ansökan

Du ansöker via universitetets webbaserade rekryteringssystem Varbi. Du ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen, att eventuella handlingar på språk annat än svenska, norska, danska eller engelska är översatta och att din kompetens är dokumenterad på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Komplett ansökan ska vara inne vid ansökningstidens slut. En ofullständig ansökan kan medföra att din kompetens inte kan prövas i alla avseenden.

Ansökan ska innehålla:

• Personligt brev med beskrivning av dina kvalifikationer i förhållande till arbetsuppgifterna
• CV
• Kopior av relevanta intyg som bekräftar meriter i CV
• Redogörelse för språkkunskaper (svenska och engelska)

Alla handlingar som du önskar ska vara en del av din ansökan ska bifogas den digitala ansökan. Namnge varje uppladdat dokument så det tydligt framgår vad det innehåller.

Sista ansökningsdag: 16 aug 2026

Ange referensnr: REK2026/171

Välkommen med din ansökan!

Karlstads universitet har gjort medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakter med annonsförsäljare och säljare av rekryteringstjänster.