Ledigt jobb: Administratör

Personalassistent till Danmarks ambassadör i Stockholm

Danmarks ambassad i Stockholm söker en personalassistent till Danmarks ambassadör på ett tidsbestämt lokalt anställningsavtal. Som ny kollega i det administrativa teamet kommer du att ingå i gruppen av administrativ personal som utför ett brett spektrum av olika uppgifter med hög grad av eget ansvar i en vänlig, samarbetsvillig och dynamisk arbetsmiljö.

Huvuduppgifter och ansvarsområden

Uppgifterna inkluderar men är inte begränsade till, beroende på ambassadens prioriteringar och behov vid varje tidpunkt:

• Kalenderplanering, inklusive resor och samordning av möten och konferensdeltagande
• Förbereda möten i samarbete med övrig personal på ambassaden
• Assistera i samordningen av ambassadens ledningsgrupps arbete
• Hantera och svara på förfrågningar
• E-postdistribution
• Kontaktyta mot Utenriksministeriet i Danmark
• Planering av besök från Danmark
• Övriga uppgifter enligt ambassadens ledningsgrupps anvisningar

Profil och kvalifikationer

• Utmärkta organisatoriska och planeringsförmågor
• Starka kommunikations- och interpersonella färdigheter
• Förmåga att hantera flera uppgifter och prioriteringar samtidigt
• Proaktiv, serviceinriktad och lösningsorienterad inställning
• Hög grad av diskretion och förmåga att hantera konfidentiell information
• Relevant administrativ arbets erfarenhet, gärna i en internationell miljö
• Kunskap i ett av de skandinaviska språken är meriterande då mycket kommunikation sker på danska. Goda kunskaper i engelska, både skriftligt och muntligt, är ett krav.
• Väl insatt i MS Office (Outlook, Word, PowerPoint etc.)
• Förmåga att arbeta självständigt samtidigt som du är en stark lagspelare
• Relevant utbildningsbakgrund

Vad vi erbjuder

Vi är en ambassad driven av engagerade och dedikerade människor. Vår arbetsmiljö är dynamisk med hög teamkänsla och stor grad av självständighet i planeringen av det dagliga arbetet. Vi motiveras av att göra skillnad och strävar efter att representera danska intressen i Sverige på bästa möjliga sätt – och ha roligt under tiden. Vi erbjuder möjligheten att utvecklas i en internationell miljö med mycket varierande uppgifter, samtidigt som du tillför värde till Danmark.

Anställningsvillkor

• Heltidstjänst på ett tidsbestämt lokalt anställningsavtal baserat på svensk arbetsrätt och minimistandarderna för den danska utrikes tjänsten.
• En standardarbetsvecka på 37 timmar, inklusive 30 minuters lunch, baserad på ett flexibelt arbetstidschema.
• Rätt till 2,08 dagar betald semester per månad (25 dagar per år).
• Lön som speglar kandidatens qualificationsnivå och funktion.
• Socialförsäkring och tjänstepension.
• Förmåner och andra villkor baserade på ambassadens personalreglemente.

Sökprocess och rekrytering

Vänligen skicka in din ansökan med relevanta bilagor (bl.a. CV, rekommendationsbrev, betyg) till [email protected] med rubriken "Ansökan: Personalassistent till ambassadören".

Sista ansökningsdag är den 31 juli 2026. Utvalda kandidater kommer att inbjudas till intervjuer, som beräknas äga rum under vecka 33.

Den utvalda kandidaten måste kunna genomgå säkerhetsprövning av danska myndigheter före anställning.

I den danska utrikes tjänsten vill vi främja jämställdhet och mångfald. Därför uppmuntras alla kvalificerade och intresserade kandidater oavsett ålder, kön, religion och etnicitet att söka tjänsten.

Ytterligare information

För ytterligare information om tjänsten, kontakta gärna biträdande ambassadör Stine Lassen på e-post: [email protected], telefon: +46 8406 75 08. För mer information om ambassaden, besök vår webbplats www.sverige.um.dk.

Om oss

Danmarks ambassad är en del av den danska utrikes tjänsten. Ambassaden är en ambitiös, snabb och dynamisk arbetsplats med 29 anställda, varav 6 är utstationerade från Utenriksministeriet i Danmark. Ambassaden främjar och stärker politiska, kommersiella och kulturella band mellan Danmark och Sverige. För mer information om ambassaden, se www.sverige.um.dk.