Ledigt jobb: Administrativ assistent

Arbetsmarknads- och integrationsavdelningen i Umeå kommun ansvarar för integrationen av nyanlända samt arbetsmarknadsfrågor inom kommunen. Vi erbjuder vägledning, skapar möjligheter och bidrar till nya färdvägar för människor som behöver stöd för att etablera sig i samhälls- och arbetslivet. Vi arbetar även med kompetensförsörjning ur ett lokalt och regionalt perspektiv.

Vi är en dynamisk organisation som kännetecknas av stor flexibilitet och anpassningsförmåga för att möta nya lagkrav och förändrade omvärldsfaktorer. Avdelningen söker ofta projektmedel i samverkan med andra parter för att utveckla verksamheten. Under 2026 kommer arbete att ske inom avdelningen för att hantera aktivitetskravsreformen, vilket innebär en ökning av antalet deltagare i våra verksamheter.

Stödfunktionen inom avdelningen söker nu en erfaren, engagerad och serviceinriktad administratör som vill bidra till avdelningens uppdrag. Stödfunktionen ansvarar bland annat för administration kring aktivitetskravsreformen, reception, fastighetsskötsel, beställningar, fakturahantering, projektadministration samt löne- och anställningsstöd till chefer i kommunal verksamhet.

Hos oss får du en varierad arbetsdag där du möter människor, löser problem och ger stöd till både kollegor, deltagare och besökare.

Dina arbetsuppgifter

Som administratör är du navet i det dagliga arbetet kring deltagaraktiviteterna. Du hanterar anmälningar, schemaläggning, lokalbokning och logistik kring gruppstarter, material och deltagarkommunikation. I uppdraget ingår att navigera och vid behov skapa digitala lösningar för bokning och deltagarflöden.

Utöver aktiviteterna fungerar du som administrativt stöd till projektverksamheten. En roll som kräver mångsidighet och förmåga att växla mellan olika typer av uppdrag, såsom kontroll och rapportering enligt finansiärernas krav, bevakning av anställningsregler för projektanställda, schema, arbetstider och löneunderlag.

Därutöver innefattar rollen beställningar, granskning av fakturor, löneregistrering, bemanning i receptionen och andra sedvanliga administrativa arbetsuppgifter. Som administratör arbetar du med ständig förbättring av våra befintliga processer och arbetssätt. Du har en central funktion inom avdelningen och är en viktig del i vårt gemensamma arbete.

Om dig

Vi söker dig som är strukturerad och serviceinriktad, med ett öga för detaljer utan att tappa helheten. Du är bekväm med digitala verktyg, snabb på att lära dig nya system och ser möjligheter i att skapa ordning där den inte finns ännu. Du trivs i en stödjande roll och förstår att ditt arbete är en förutsättning för att andra ska kunna göra sitt. Du har lätt för att samarbeta med andra, trivs med att arbeta strukturerat, är kvalitetsmedveten och har förmågan att självständigt planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter.

Du klarar av att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, både kvalificerade och enklare uppgifter. Eftersom arbetsbelastningen och uppgifterna kan variera över tid, är det viktigt att du har förmågan att hantera tillfälliga arbetsanhopningar och enkelt kan anpassa dig till förändringar. Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet.

Krav

• Gymnasieexamen
• Några års erfarenhet av administration inom offentlig verksamhet eller privat sektor
• Erfarenhet inom de närmaste tre åren av en roll där administration har varit den huvudsakliga arbetsuppgiften
• Mycket goda systemkunskaper i Office-paketet, särskilt i Excel med erfarenhet av att arbeta med statistik, kvalitet och uppföljning
• Erfarenhet av andra IT-baserade system
• Obehindrade kunskaper i svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska i tal och skrift
• Giltigt utdrag ur belastningsregistret

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av arbete med administration inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av arbete i Visma RoR, Personec och/eller Proceedo
• B-körkort

Varmt välkommen med din ansökan!

Provanställning kan komma att tillämpas.

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 viktiga medarbetare. Vår organisation är indelad i nio förvaltningar och tillsammans jobbar vi för att Umeå ska växa med omtanke. Vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Tillsammans med oss får du jobba i samhällsviktiga uppdrag där du bidrar till att Umeå fortsätter vara tryggt, säkert och roligt.

Umeå är norra Sveriges största stad med ett rikt utbud av upplevelser och möjligheter. Vi är en förenings- och kulturstad som erbjuder ett rikare liv även utanför jobbet. Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Vi ska bli fler och därför söker vi kanske just dig? Vill du också mer? Vi erbjuder schyssta villkor, bra förmåner och goda utvecklingsmöjligheter för ett livslångt lärande, samt jobb som är viktiga för alla dem som lever och verkar här. Vi ser fram emot att höra från dig.