Ledigt jobb: HR-assistent

Vill du ha en central och betydelsefull roll där du får kombinera planering, samordning och administration som gör verklig skillnad?

Om rollen

Bemanningskoordinatorn är navet i Norrlandsoperans orkesterverksamhet. Norrlandsoperans symfoniorkester består av 47 musiker och det är bemanningskoordinatorns uppgift att säkerställa att vi alltid har korrekt bemanning både på kort och lång sikt. Hos oss får du möjlighet att kombinera din administrativa skicklighet med strategisk planering, service och samarbete där du ansvarar för att rätt kompetens finns på rätt plats vid rätt tidpunkt.

I rollen kommer ditt primära ansvar att vara bemanning, men du är också ett viktigt stöd för Orkesterchefen i den dagliga verksamheten inom orkesteravdelningen. I rollen ingår att ständigt utveckla processer kring bemanning och administration för att vi ska jobba så smart och effektivt som möjligt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Planera och bemanna orkestern på kort och lång sikt.
• Stödja ansvarig chef i detaljplanering och resursfördelning.
• Upprätta och administrera anställningsavtal.
• Koordinera boende och resor för tillfällig personal.
• Hantera underlag för rörliga ersättningar.
• Schemaläggning och uppföljning i Timewise.
• Administrativt stöd vid rekryteringar.
• Säkerställa att planering följer gällande regelverk och rutiner.

Om anställningen

Anställningen är på heltid och tillsvidare med 6 månaders provanställning.

Arbetstiderna är 08.00–17.00, men för denna tjänst tillämpar vi förtroendearbetstid. Vid behov kan jourarbete förekomma under helger.

Vi söker dig som

Vi söker dig som är en naturlig organisatör med förmåga att skapa struktur även när förutsättningarna snabbt förändras. Du trivs i en roll med stort ansvar där du kombinerar problemlösning med ett starkt servicefokus och skapar ordning, framförhållning och smidiga flöden i en verksamhet med många rörliga delar. Du arbetar proaktivt, ligger gärna steget före och kan snabbt sätta dig in i komplexa planeringsfrågor och förstå hur olika delar påverkar varandra, alltid med fokus på att leverera service av hög kvalitet i varje situation. Det är meriterande om du har kunskap om hur en symfoniorkester är organiserad och kunskap om gällande kollektivavtal (Sveriges Yrkesmusiker).

Vidare har du en tydlig servicekänsla och trivs i en roll där du har flera kontaktytor och är ett viktigt stöd för verksamheten och för personer runt omkring dig, samtidigt som du är uppmärksam på detaljer och ser till att inget faller mellan stolarna.

Kvalifikationer

• Gymnasieutbildning (ekonomi, administration eller samhälle).
• Minst 3 års erfarenhet av personalplanering, bemanning eller likvärdiga arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av schemaläggning i verksamheter med varierande behov.
• Mycket god förmåga att planera, koordinera och följa upp bemanning självständigt.
• Goda kunskaper i Excel.
• Erfarenhet av arbetstidsregler och relevanta regelverk (SYMF-avtalet).
• Vana av kvalificerat administrativt arbete med hög noggrannhet.
• God kommunikation på svenska och engelska.
• B-körkort är meriterande.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen tror vi att du är:

• Serviceinriktad och professionell i ditt bemötande.
• Strukturerad med starkt ordningssinne.
• Noggrann och kvalitetsmedveten.
• Flexibel och lösningsorienterad.
• Samarbetsinriktad och kommunikativ.
• Nyfiken och intresserad av att utveckla arbetssätt och processer.

Vi erbjuder

Norrlandsoperan är en arbetsplats som alltid är full av liv och aktivitet! Här möts många olika nationaliteter i skapandet av professionell och högkvalitativ scenkonst. Som anställd på Norrlandsoperan får du ett årligt friskvårdsbidrag och tillgång till vårt eget gym. Det finns även ett förmånligt avtal för elcyklar som du kan ta del av. Till våra egna produktioner har du som anställd tillgång till biljetter med personalrabatt. Höstsäsongen startar vi med en gemensam Kick-off för alla anställda som brukar vara väldigt uppskattad.

En viktig och ansvarsfull roll i en verksamhet där planering, människor och kvalitet står i centrum. Du får ett brett uppdrag med stor variation, flera kontaktytor och möjlighet att påverka både arbetssätt och utveckling.

Känner du igen dig i beskrivningen? Kul! Skicka in din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande med tillsättning så snart vi hittat rätt kandidat.

Vi ser fram emot att träffa dig!