Ledigt jobb: Utbildningsadministratör/Utbildningssekreterare

Södertörns högskola är ett lärosäte i Stockholm som utbildar, forskar och samverkar för en hållbar samhällsutveckling. Här studerar 13 500 studenter på cirka 80 program och över 300 kurser. Utbildning och forskning bedrivs inom humaniora, samhällsvetenskap, utbildningsvetenskap, polisvetenskap, teknik och naturvetenskap. Mycket av forskningen handlar om frågor som rör Östersjö- och Östeuropaområdet. På Södertörns högskola blandas ämnen, perspektiv, människor och erfarenheter. Här finns de nyfikna och de ifrågasättande, de som söker oväntade kombinationer, utveckling och utmaningar.

Arbetsplatsbeskrivning

Detta uppdrag är för närvarande placerat på Institutionen för kultur och lärande. Institutionen för kultur och lärande består av ämnena estetik, filosofi, genusvetenskap, konstvetenskap, litteraturvetenskap, medie- och kommunikationsvetenskap, praktisk kunskap, retorik och svenska. Centrum för praktisk kunskap, Utvecklingsenheten för högskolepedagogik och Studieverkstan tillhör också institutionen. Inom institutionen är vi idag runt 200 anställda.

Du kommer ingå institutionens administrativa grupp där tretton personer arbetar idag. Gruppen består av sju utbildningsadministratörer, två HR-generalister, en administratör, två handläggare samt administrativ chef.

Rollen

Som utbildningsadministratör kommer du att arbeta med administration kopplat till kurser och program inom något/några av ämnena på institutionen. Arbetet utförs till stora delar självständigt och bitvis i nära samarbete med andra såsom utbildningsadministratörer och lärare på institutionen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Arbetet är omväxlande och består i huvudsak av arbete utifrån högskolans årscykel i form av:

• Kommunikation med studenter, huvudsakligen via e-post, telefon och Studiewebben
• Löpande kursarbete såsom administration av Studiewebben, arbete i studiedokumentationssystemet Ladok och tentamenshantering
• Enskilda studentärenden såsom vissa antagnings- och behörighetsfrågor samt ansökningar om tillgodoräknande och dispens
• Lokalbokning och schemaläggning av undervisning i TimeEdit
• Administration av kursplaner och litteraturlistor
• Sekreteraruppgifter till olika beslutande och beredande organ
• Arkivering
• Andra för institutionens gemensamma administrativa arbetsuppgifter

Du håller dig uppdaterad kring och säkerställer implementering av regler och riktlinjer i det utbildningsadministrativa arbetet samt initierar och kvalitetssäkrar gemensamma rutiner.

Kvalifikationer

För att trivas i rollen är det viktigt att du är van vid att arbeta strukturerat utifrån etablerade processer och inom givna tidsramar. Du tar eget ansvar och driver dina arbetsuppgifter framåt. Samtidigt är du förändringsbenägen och ser digitalisering som en självklar väg till ökad effektivitet. Du uppskattar en kombination av självständigt arbete och samarbete, och har ett intresse för att verka i en akademisk miljö.

Krav för anställning

• 3-årig gymnasieexamen eller motsvarande
• Goda datakunskaper – van användare av Officepaketet (huvudsakligen Outlook, Word och Excel)
• Digital mognad – förstå och utnyttja digitala möjligheter för att skapa värde på arbetet
• Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete som huvudsaklig arbetsuppgift under de senaste tre åren
• Systemvana – mycket van att hantera administration i flera olika system samtidigt
• Van att arbeta med många olika sorters arbetsuppgifter parallellt
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska

Som person har du förmåga att hantera frågor på detaljnivå och samtidigt förhålla dig till det större perspektivet. Du har mycket god förmåga att samarbeta med andra människor och kommunicerar på ett tydligt och lyhört sätt. Du är energisk och bidrar med positiv energi och engagemang till en inkluderande atmosfär där andra känner sig bekväma och uppskattade. Du är serviceinriktad och är mån om att vara en del av lösningen. Du kan hantera tidspress och vid tillfälliga arbetstoppar har du förmåga att prioritera.

Följande kan vara meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig utbildningssektor, minst ett år
• Erfarenhet av att utveckla administrativa rutiner

Den sökande ska i övrigt ha de personliga förmågor som behövs för att fullgöra anställningen väl. Stor vikt läggs vid de personliga egenskaperna.

I övrigt arbetar Södertörns högskola med att utveckla digitala arbetssätt och som anställd förväntas du bidra i denna utveckling.

Arbetsprover kan förekomma.

Anställningen

Anställningen är tillsvidare med en omfattning om 100%.

Tillträde 15 september eller enligt överenskommelse.

Möjlighet till överenskommelse om att arbeta delvis på distans kan finnas.

Vi tillämpar provanställning.

Ansökan

Sista ansökningsdag är 2026-06-23.

Kontaktpersoner

Elisabet Möller, administrativ chef, [email protected]

Martina Sundström, HR-generalist, [email protected]

En ansökan som inte är komplett eller inkommer till Södertörns högskola efter sista ansökningsdag kan komma att avvisas. Välkommen med din ansökan!

Fackliga kontaktpersoner:

• SACO: [email protected]
• ST: [email protected]
• SEKO: [email protected] och Robert Lindberg [email protected]

Södertörns högskola har gjort ett medvetet medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Gemensamt förhållningssätt för medarbetare och chefer vid Södertörns högskola (https://medarbetarwebben.sh.se/appresource/4.78ac1b93173d009ef4dcd7ac/12.2d6ef3417c5b1ad7c7ea6/download?documentId=01UQV6L7WNT7RQHUJQVRBJEI2INDALQM7V&documentLibrary=b!Sd1kcrT5VEWkwO4W9o1_Vwa-wTMWsXxGqWL6EvVaM-LnDh2VerJsSJdpWkxSb5Sv&name=Gemensamt%20f%C3%B6rh%C3%A5llningss%C3%A4tt%20f%C3%B6r%20medarbetare%20och%20chefer%20vid%20S%C3%B6dert%C3%B6rns%20h%C3%B6gskola.pdf)