Ledigt jobb: Administrativ assistent

Vi söker nu för ett längre konsultuppdrag en erfaren administratör med IT-kompetens.

• Omfattning: Heltid 100%
• Start: Omgående
• Längd: Till 2027-05-30, eventuellt längre.

Du blir anställd av Poolia men arbetar ute hos vår kund i mycket fina lokaler. Viss del distansarbete är möjligt.

Om tjänsten

Du kommer att arbeta som stöd till avdelningschefen, enhetschefer och medarbetare på avdelningen, samt till dina kollegor i staben. Det stöd som efterfrågas varierar och kan innefatta resebokningar, enkätutskick, beställningar till avdelningen, mötes- och konferensbokningar samt enklare personaladministrativa uppgifter.

Utöver detta ingår samarbete med kollegor inom staben som ansvarar för systemförvaltning och controlling, samt att självständigt ansvara för ett av avdelningens system. Vi förväntar oss att du är samarbetsinriktad, kommunikativ och prestigelös. Du trivs med struktur och ordning, har förmågan att sätta dig in i nya frågor snabbt och har god förståelse för att ta till dig och självständigt arbeta i nya systemstöd.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

• Ansvar för inhämtande av bekräftelser från andra offentliga verksamheter som vill ansluta sig till Statens inköpscentrals ramavtal. Korrespondensen sker via webbformulär, telefon och e-post.
• Förvaltning av Kammarkollegiets avropstjänst för tolkförmedlingstjänster, vilket omfattar kontakt med leverantör samt befintliga och nya användare.
• Bokning och planering av konferenser, både interna och externa, i varierande storlek.
• Assistent till avdelningschefen och vid behov enhetschefer. Uppgifterna kan inkludera mötesbokningar, kontakter med externa parter samt telefonpassning.
• Beställningsansvarig för avdelningen. Alla beställningar går via avdelningsadministratören, t.ex. IT-utrustning och litteratur.
• Personaladministratör. Avdelningsadministratören hjälper till med sjukanmälan av medarbetare vid behov.

Vem är du?

För att vara aktuell för rollen behöver du uppfylla följande kriterier:

• Gymnasieexamen eller likvärdig utbildning.
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt.
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör eller assistent.
• Flytande i svenska och engelska, såväl i tal som i skrift.
• Erfarenhet av systemförvaltning av digitala system och systemstöd, samt god IT-kompetens.

Vid ansökan besvaras följande frågor:

• Beskriv kort din erfarenhet av att arbeta med systemförvaltning av digitalt system.
• Beskriv kort din erfarenhet av utveckling av systemstöd.
• Beskriv kort din IT-kompetens.

Har du tidigare erfarenhet från liknande roll hos en myndighet är detta meriterande.

Om verksamheten

Låter detta som ett uppdrag som passar dig? Sök tjänsten via länken i annonsen. Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen!

Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.