Ledigt jobb: Administrativ assistent

Vill du vara en del av ett team som skapar förutsättningar för forskning och utbildning i världsklass? Vi skapar nu en helt ny roll som upphandlingsadministratör på KTH och hoppas att du är den vi letar efter. Varmt välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter

Det här är en ny roll inom gruppen och vi räknar med att du själv är med och utvecklar rollen från det att du börjar. Exempel på arbetsuppgifter är:

• Stötta hela KTH:s verksamhet med att svara på frågor om upphandling, inköp och e-handel. När specialistkompetens behövs kommer du att ta stöd från de olika specialistrollerna inom gruppen.
• Vara en väsentlig del i utvecklingsarbetet att förenkla och förtydliga verksamhetens kontaktvägar till upphandlingsgruppen.
• Ansvara för administration och rutiner för KTH:s avtalskatalog, som är ingången för alla anställda till att hitta information om vilka avtal KTH har och hur de ska användas.
• Uppdatera gruppens information på intranätet, antingen själv eller med hjälp från kommunikationsavdelningen.
• Gruppen arbetar just nu för att få till ett än mer effektivt digitalt samarbete och i arbetsuppgifterna ingår att vidareutveckla den struktur gruppen har för dokumenthantering.
• Vara kontakt gentemot registratorsfunktionen i diarieförings- och arkiveringsfrågor.
• Protokollföring och mötesbokningar av flera olika typer av möten ingår i dina arbetsuppgifter, samt en del operativt inköpsarbete.

Om avdelningen/gruppen

Som upphandlingsadministratör kommer du att tillhöra upphandlingsgruppen som består av 17 medarbetare och är en del av ekonomiavdelningen. Upphandlingsgruppen är regelskapande, rådgivande, samordnande och utvärderande gentemot verksamheten i upphandlingsfrågor. Upphandlingsgruppens ansvarsområden är upphandling, avtalsuppföljning och e-handel.

Upphandlingsgruppen leds av KTH:s upphandlingschef och placering för tjänsten är vid KTH Campus Valhallavägen i Stockholm.

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasial examen med inriktning ekonomi eller annan motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer relevant.
• God dator- och systemvana, bland annat Office-paketet, framför allt Outlook och Word.
• God muntlig och skriftlig förmåga i svenska och engelska, då detta krävs i det dagliga arbetet.

Som upphandlingsadministratör kommer du att ha många olika kontaktytor. För att lyckas i rollen krävs en god samarbetsförmåga och ett serviceinriktat arbetssätt. Det är också viktigt att du är strukturerad och självgående i ditt arbete.

Meriterande

• Erfarenhet av att anpassa kommunikation mot olika målgrupper och intressenter. Detta gäller både skriftlig och muntlig kommunikation då man som upphandlingsadministratör hanterar frågeställningar både internt på myndigheten och från externa intressenter.
• God förståelse för hur arbetet i en myndighet fungerar, gärna inom inköp och upphandling.
• Erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av att genomföra beställningar i ett e-handelssystem som används i en upphandlande organisation, företrädesvis det system KTH använder (Wisum).

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (Central European Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.