Ledigt jobb: Dokumentalist

Vår kund, en ledande aktör inom energibranschen, söker nu en Document Control Administrator till ett omfattande och samhällsviktigt projekt. Här får du en central roll i att säkerställa struktur, kvalitet och spårbarhet i projektets dokumenthantering, samtidigt som du bidrar till utvecklingen av hållbara energilösningar och framtidens klimatinitiativ.

Om tjänsten

Som Dokumentadministratör har du en viktig administrativ funktion inom projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav, processer och rutiner.

Du arbetar nära projektets Document Control Lead samt flera interna funktioner såsom Engineering, Information Coordination, inköp och övriga work packages. Rollen innebär bred samverkan och deltagande i tvärfunktionella forum och projektmöten.

Du erbjuds

• En varierande och utvecklande roll i ett stort och komplext projekt med högt fokus på kvalitet, struktur och hållbarhet
• Att bli en del av ett engagerat team där samarbete, ansvarstagande och förbättringsarbete står i fokus

Arbetsuppgifter

Som Dokumentadministratör har du en central administrativ roll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner.

• Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner.
• Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och icke-tekniska dokument (t.ex. kontrakt, rapporter och korrespondens).
• Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet.
• Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan engineering, inköp, bygg och övriga funktioner.
• Stötta i framtagning och strukturering av rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering.
• Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet.
• Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation.

Vi söker dig som

• Har minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt.
• Har mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, processer och best practice.
• Har erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande.
• Har relevant eftergymnasial utbildning inom informationshantering, administration eller liknande område.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Kommunikativ
• Ordningsam
• Stabil
• Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.