Ledigt jobb: Administrativ assistent

Är du en praktiskt lagd, proaktiv och organiserad person som söker en varierad heltidstjänst i hjärtat av en ledande entreprenörinstitution?

Vi söker nu en ny Kontorsassistent som ska ta ansvar för Stockholm School of Entrepreneurships (SSES) kontor i Stockholm och stödja den smidiga driften av dagliga operationer över alla team. Du kommer att vara en multiplikator för SSES framgång, med energi och kultur i ett litet, vänligt kontor där människor från mycket olika bakgrunder arbetar tillsammans.

Som Kontorsassistent ansvarar du för att hålla vårt kontor inbjudande och välfungerande, hantera leverantörsrelationer och ge administrativt stöd till det bredare SSES-teamet. Denna roll erbjuder en fantastisk möjlighet att utveckla färdigheter inom verksamhetsdrift, leverantörshantering och eventkoordinering.

Detta är en allmän rekrytering och öppen för alla, ingen specifik utbildningsbakgrund krävs.

Start: 1 juni 2026.

Varför söka?

• Överta ansvaret för en varierad, praktisk roll med reellt ansvar från dag ett.

• Utveckla färdigheter inom kontorsdrift, leverantörshantering, eventkoordinering och administration.

• Arbeta nära ett mångfaldigt team av energiska kollegor med bakgrunder inom dans, kemi, beteendevetenskap, ekonomi, mode och grafisk design.

• Heltidstjänst på en väl etablerad institution i centrala Stockholm.

Om rollen 💜

I din roll som SSES Kontorsassistent ser du till att kontoret fungerar smidigt i vardagen, fungerar som en tillförlitlig stödpunkt för alla som arbetar i eller besöker lokalen, och hjälper teamet med administrativa uppgifter över hela organisationen.

Du är "ägaren" till kontoret, med övergripande ansvar för kontorets och teamets behov. Denna roll är idealisk för någon som är proaktiv, serviceinriktad och stolt över att skapa en inbjudande och välordnad miljö.

Viktiga ansvarsområden:

• Kontorsdrift – Håll alla kontorsytor rena, välassorterade och inbjudande (kök, mötesrum, vardagsrum, bibliotek, skrivare); hantera dagliga rutiner (leveranser, post, växter, belysning); övervaka rumsbokningar; och ta emot besökare och hjälpa dem att hitta rätt.

• Leverantör- och fastighetshantering – Var kontaktpunkt för alla leverantörsrelationer (hyresvärd, städ, larm, catering, kaffe, kontorsmaterial, skrivare, brandsäkerhet, återvinning, underhåll); samordna årlig service av utrustning; och hantera mindre underhållsproblem självständigt.

• Administrativt och eventstöd – Stöd teamet med allmänna administrativa uppgifter; samverka med vår ekonomiansvariga på fakturor och kvitton; arrangera kulturbyggande aktiviteter såsom frukostar, mingel, after works och teamretreats; och hantera logistiska arrangemang som transporter och boende för SSES aktiviteter.

Vem vi söker 💜

• En pålitlig, serviceinriktad självgångare som tar initiativ och ägandeskap, någon som välkomnar (men inte väntar på) instruktioner.

• Starka organisatoriska färdigheter och uppmärksamhet på både detaljer och hastighet över många små uppgifter.

• En personmänniska, bekväm med att hantera alla slags människor, kulturer och stämningar.

• Förmåga att skilja på vad som är brådskande och vad som är viktigt, och prioritera därefter.

• Bekväm med att kommunicera på både svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

• Bekväm med att lära sig använda digitala verktyg.

• Du kommer till jobbet med rullade ärmarna redo att få saker gjorda.

Praktisk information:

Detta är en heltidstjänst på plats (måndag till fredag, 09:00 – 17:00). Efter den initiala provanställningen kommer det att vara möjligt att arbeta hemifrån på fredagar.

Tillsvidareanställning, inleds med en standard provanställning. Start 1 juni 2026.

Kontor i centrala Stockholm (T-bana: Rådmansgatan).

Förmåner inkluderar friskvårdsbidrag och semesterersättning.

ATT VARA EN DEL AV SSES ✨

Som Kontorsassistent rapporterar du direkt till Vice VD / COO och stödjer SSES-teamet i deras dagliga arbete.

Vi tror på samarbete framför konkurrens, vilket säkerställer att alla känner sig bekväma med att dela idéer, be om hjälp och lära av varandra. Vårt mål är att skapa en positiv och professionell miljö där du kan växa och bidra meningsfullt.

• Regelbundna teammöten, veckoluncher och sammankomster ger möjligheter att koppla ihop sig med kollegor över hela SSES.

• Kontoret är en vänlig, öppen miljö där teamwork och initiativ är nyckeln.

• Utöver dina dagliga ansvar kommer du att få möjlighet att engagera dig i det bredare SSES-nätverket och få insikt i hur en ledande entreprenörinstitution fungerar.

• SSES har många värderingar, stark arbetsmoral, lärande, växande och ha roligt. Vi hoppas att du tar med dina värderingar för att lägga till våra.

OM SSES

Stockholm School of Entrepreneurship (SSES) är en ledande akademisk mötesplats för interdisciplinär entreprenörutbildning. Vi samlar studenter från sex medlemsuniversitet – Handelshögskolan (SSE), Kungliga Tekniska Högskolan (KTH), Stockholms Universitet (SU), Karolinska Institutet (KI), Konstfack och Kungliga Musikhögskolan (KMH).

Genom våra kurser, workshops och program ger vi studenterna verktygen, kunskapen och nätverken för att bygga en mer entreprenörinriktad framtid för sig själva och samhället.

Platsen är Sveriges enda Worklife Partner

Platsen är din trygga punkt. I denna specifika rekrytering hanterar våra kompetenta rekryteringskonsulter processen, från intervju till anställningserbjudande. Du anställs sedan hos kundföretaget. Vi är stolta över våra fina samarbeten med ett stort antal intressanta och spännande företag – eftersom det betyder många karriärmöjligheter för dig!