Ledigt jobb: Administrativ assistent

Vi söker just nu en strukturerad och proaktiv Projektkoordinator för att gå med i en transformationsresa inom Facility- och Fastighetsförvaltning. Detta är en 100 % distansbaserad konsultuppdrag där du kommer att spela en nyckelroll för att säkerställa smidiga operationer, stark styrning och effektiv samordning i en internationell projektmiljö 🌍

I denna roll kommer du att agera som central samordningspunkt, stödja möten, dokumentation, rapportering och dataspårning. Du kommer att arbeta nära flera intressenter och bidra till att upprätthålla struktur, transparens och framsteg under hela projektet.

Huvudsakliga ansvarsområden:

• Hantera logistik för möten från start till mål, inklusive inbjudningar, dagordningar och material.

• Upprätta noggranna mötesprotokoll och dokumentera beslut, åtgärder, ägare och deadlines.

• Följa upp åtgärder för att säkerställa ansvar och tidig leverans.

• Underhålla strukturerad projektdokumentation, gemensamma mappar och filhantering.

• Stödja skapandet av högkvalitativa PowerPoint-presentationer och rapportering till intressenter.

• Konsolidera input från flera intressenter till tydliga sammanfattningar och visuella format.

• Stödja datainsamling, spårning och grundläggande analys i Excel.

• Underhålla och uppdatera dashboard, spårare och projektmetriker.

• Identifiera inkonsekvenser i data eller processer och stödja förbättringar.

• Samordna workshops, mallar, dokumentation och uppföljningar inom transformationsresan.

• Agera som central kontakt för administrativa uppgifter och intern kommunikation.

• Stödja styrningsprocesser, återkommande granskningar och tvärfunktionell samordning.

• Sköta ad hoc administrativa uppgifter med flexibilitet och professionalitet.

Krav:

• Minst 3 års erfarenhet av projektledning, PMO eller administrativa roller i en internationell miljö.

• Avancerade färdigheter i Microsoft Excel och starka PowerPoint-kunskaper.

• Behärskning av Microsoft Outlook, Teams och samarbetsverktyg som SharePoint.

• Flytande i engelska.

• Strukturerad, noggrann och proaktiv med starka kommunikationsfärdigheter och förmåga att hantera flera intressenter.

Ytterligare information:

• Startdatum: 1 maj 2026.

• Varaktighet: Cirka 6 månader.

• Distansarbete: 100 %.

Vi söker någon som trivs i en strukturerad miljö och gillar att hålla projekt på spåret samtidigt som du stödjer team och intressenter 🤝

Vänligen skicka in ett uppdaterat CV anpassat för denna roll.

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vår huvudsakliga fokus ligger inom Finans, Administration, HR, Marknadsföring och IT, men vi har också den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Även om vi är en relativt ny aktör har vi redan vunnit förtroendet hos många av Sveriges största företag och verkar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till den uppenbara partnern för företag som vill ligga i framkant i sina rekryteringsinsatser.