Ledigt jobb: Administrativ assistent

Om företaget

Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verk­ställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektiv­trafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor.

Om uppdraget

Vi söker en erfaren Administratör till sektion tunnelbana.

Som Administratör kommer du att arbeta i flera olika projekt inom sektion tunnelbana. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Du kommer att jobba både strategiskt och operativt samt agera utifrån TF:s och IP:s struktur och kultur.

För att kunna utföra arbetsuppgifterna krävs förmåga att förstå teknisk svenska i både tal och skrift.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Utföra dokumenthantering enligt TF:s rutiner och riktlinjer.
• Diarieföra handlingar i SLL:s system EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part.
• Vid behov utföra mötesbokningar, resebeställningar.
• Administrera projektverktyg, så som behörigheter, nya användare, funktioner mm.
• Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, passerkort till anläggningar mm
• Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i TF:s ekonomihanteringssystem Agresso.
• Kvalitetssäkra underlagen till fakturor.
• Kontroll av inrapporterade tider från olika konsulter och entreprenörer.
• On/Off-boarding av projektmedlemmar.
• Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer.
• Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner.
• Medverka och bidra till utveckling av TF:s administratörsnätverk.
• Vara behjälplig med arbetsuppgifter efter behov av närmaste chef/projektledare.

Viktiga egenskaper hos administratören:

• Utåtriktad och vill leverera god hjälp till chef/projektledare
• Lätt för kommunikation i tal och skrift
• Strukturerad och noggrann
• God samarbetsförmåga

Kompetenskrav

• Du skall ha lägst en gymnasial examen.
• Du har minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör som kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, fordon, IT
• Du har minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering).
• Du har minst 7 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar)

Mervärdeskrav

• 5 års arbetslivserfarenhet av arbete i EDIT (Paltina) eller motsvarande diarieföringssystem
• 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet.
• 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, Sharepoint eller liknande.

Uppdragsinformation

Uppdragsperiod: 1/6 2026 - 31/12 2027

Förlängningsoption: 1+1+1+1+1

Omfattning: 100%

Plats: Stockholm, Kungsholmen

Skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt då tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Har du frågor om tjänsten, vänligen kontakta ansvarig rekryterare Samuel Lindahl på [email protected].

Välkommen med din ansökan!