Document Control Administrator

Vill du ha en central roll i ett stort och samhällsviktigt projekt? Nu söker vi till kund en strukturerad och engagerad Document Control Administrator som vill säkerställa ordning, kvalitet och spårbarhet i dokumenthanteringen inom ett omfattande tekniskt projekt.

Om tjänsten

Som Document Control Administrator har du en nyckelroll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner.

Du arbetar nära projektledning, engineering, informationssamordning samt övriga funktioner och delprojekt. Rollen innebär även deltagande i tvärfunktionella forum och möten.

Detta är en dynamisk projektmiljö där struktur, noggrannhet och samarbetsförmåga är avgörande.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

• Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner
• Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och administrativa dokument
• Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt versioner finns tillgängliga
• Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet
• Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan olika projektfunktioner
• Stötta i rapportering, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering
• Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll
• Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa enkel åtkomst och spårbarhet
• Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet
• Stötta ansvarig för dokumentkontroll i frågor kopplade till teknisk dokumentation

Vem är du?

Erfarenhet

• Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt
• Erfarenhet från större projektmiljöer är meriterande

Kunskap

• Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice
• God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden
• Erfarenhet av EDMS- och CDE-system, exempelvis Aconex eller liknande
• Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg

Färdigheter

• Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg
• Stark organisatorisk och analytisk förmåga
• Förmåga att hantera stora dokumentmängder strukturerat och effektivt
• Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter

Personliga egenskaper

• Exceptionell noggrannhet och starkt detaljfokus
• Proaktiv och förbättringsorienterad
• Förmåga att arbeta under tidspress och hantera förändrade förutsättningar
• God problemlösningsförmåga och prioriteringsförmåga
• Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö

Kvalifikationer

• Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom informationshantering, administration eller liknande område

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.