Ledigt jobb: Administrativ assistent

Är du en strukturerad och serviceinriktad projektadministratör som trivs i en central roll med många kontaktytor?

Nu söker vi, för vår kunds räkning, en projektadministratör till ett 12-månaders vikariat.

I rollen blir du en viktig del av verksamheten och fungerar som en naturlig spindel i nätet med många interna och externa kontaktytor. Du stöttar beställaren och projektorganisationen i det dagliga arbetet och bidrar till att skapa struktur, effektivitet och smidiga arbetssätt. Rollen passar dig som är van vid att hantera flera uppgifter parallellt, har god prioriteringsförmåga och trivs i en dynamisk miljö.

Hos vår kund får du arbeta med varierande administrativa arbetsuppgifter i en verksamhet där din insats gör skillnad. Du erbjuds en roll som kombinerar operativt administrativt arbete med möjlighet att bidra till utveckling och förbättring av rutiner och arbetssätt.

Vi söker dig som kan börja omgående– så skicka in din ansökan redan idag!

Information om tjänsten

Tjänsten är en del av vår personaluthyrning, där du blir anställd av Sodajo Consulting och arbetar som konsult hos vår kund. Du kommer att samarbeta nära projektledare och andra intressenter, med uppgifter som bland annat omfattar:

· Diarieföring, arkivering och dokumenthantering enligt gällande rutiner

· Mötesadministration, inklusive bokningar, protokoll, distribution och arkivering

· Administrativt stöd i projekt, inklusive hantering av projektverktyg och behörigheter

· Fakturahantering, kontering och kvalitetssäkring av underlag

· Kontroll och uppföljning av tidrapportering från konsulter och entreprenörer

· Stöd vid onboarding och offboarding av projektmedlemmar och konsulter

· Beställning och administration av IT- och kontorsmaterial samt passerkort

· Vägledning i administrativa rutiner och metodstöd

· Medverkan i utveckling av administrativa arbetssätt och nätverk

Vi söker dig som

• Har gymnasieexamen med godkänt slutbetyg
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem
• Behärskar svenska och engelska flytande i tal och skrift

Meriterande erfarenheter är

• Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, Sharepoint eller liknande.
• Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem.
• Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, Sharepoint eller liknande.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som har god kommunikativ förmåga och kan kommunicera enkelt och tydligt med fokus på mottagarens behov och förutsättningar. Du har en god förmåga att samarbeta, skapa teamkänsla och bygga långsiktiga relationer. Du är ansvarstagande, självgående och håller överenskommelser avseende leveranser. Du kan hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt och har förmåga att prioritera på ett effektivt sätt. Som person är du systematisk och strukturerad, med förmåga att skapa förutsättningar för effektiva arbetssätt. Du är lösningsinriktad, tar dig an problem med en öppen attityd och bjuder gärna in till dialog och samverkan.

Vi erbjuder

• Möjlighet att bidra till ett viktigt projekt med samhällsrelevans
• En central roll där din kompetens och erfarenhet gör skillnad
• Dynamiskt arbetsklimat med möjlighet att utveckla dina administrativa färdigheter

Startdatum: Omgående

Tjänstens omfattning: Vikariat på heltid

Plats: Stockholm

Urval: Löpande

Kontakt

Är du den vi söker? Skicka in din ansökan redan idag!

Vid frågor kring tjänsten, kontakta ansvarig rekryterare:

Fanny Gustafsson

[email protected]