Ledigt jobb: Administrativ assistent

Företagsbeskrivning:

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, undersöker fysiker och ingenjörer den grundläggande strukturen av universum. Med hjälp av världens största och mest komplexa vetenskapliga instrument studerar de de grundläggande beståndsdelarna av materia - fundamentala partiklar som krockar med varandra i nära ljusets hastighet. Processen ger fysiker ledtrådar om hur partiklar interagerar och ger insikter i naturens grundläggande lagar.

Jobbbeskrivning/Introduktion:

Du kommer att gå med i den administrativa och resursgruppen inom accelerator systems department, och arbeta nära kollegor över hela organisationen. Som en nyckelmedlem i SY:s administrativa team kommer du att stödja en av avdelningens tekniska grupper samtidigt som du tar ansvar för dina uppgifter. Du kommer att bidra till den dagliga koordineringen av gruppens sekretariat, med fokus på kommunikation, informationshantering och organisatoriskt stöd, i enlighet med CERN:s regler och procedurer.

Funktioner:

• Ge front-office och administrativt stöd till gruppmedlemmar under hela deras anställning, från ankomst till avresa, inklusive organisation av officiella resor.
• Koordinera och stödja möten, evenemang och besök (t.ex. konferenser, workshops, interna möten) med hjälp av CERN:s verktyg och plattformar.
• Samverka med interna intressenter för att stödja rapportering, planering och beslutsfattande, samt hantera gruppens webbplatsinnehåll, dokumentation och arkiv via relevanta innehållshanteringssystem.
• Ge administrativt stöd till gruppledaren, inklusive agenda- och e-posthantering, möteskoordinering, uppföljning av åtgärder, informationsförberedelse och underhåll av personal- och budgetdashboards.
• Hantera känslig information med diskretion, säkerställa kontinuitet i tjänsten genom att täcka för kollegor vid behov, och bidra till den kontinuerliga förbättringen av administrativa processer inom gruppen och avdelningen.

Kvalifikationer:

Högre administrativt diplom eller motsvarande relevant erfarenhet inom administration eller ett relaterat område.

Erfarenhet:

Bevisad erfarenhet av administrativt arbete i ett team, helst i en internationell miljö.

Tekniska kompetenser:

• Kundservice.
• Sekretariatsarbete och exekutiv assistans.
• Evenemangsorganisation och -hantering.
• Kännedom om administrativa regler och procedurer.

Beteendemässiga kompetenser:

• Visa ansvar: arbeta samvetsgrant och pålitligt; hålla löften.
• Visa flexibilitet: anpassa sig snabbt och resursfullt till förändrade prioriteringar och krav.
• Arbeta i team: bygga och upprätthålla konstruktiva och effektiva arbetsrelationer.
• Hantera sig själv: arbeta bra självständigt; ta på sig aktiviteter och uppgifter utan att bli tillsagd.
• Kommunicera effektivt: ge andra information i tid.

Språkkunskaper:

Tala och skriva engelska, med en vilja att lära sig franska.

Ytterligare information/Behörighet och sista ansökningsdag:

Mångfald har varit en integrerad del av CERN:s uppdrag sedan dess grundande och är ett etablerat värde inom organisationen. Att anställa en mångfaldig arbetsstyrka är centralt för vår framgång. Vi välkomnar ansökningar från alla medlemsstater och associerade medlemsstater.

Denna tjänst involverar:

• En giltig körkort.
• Arbetsområde: Stödverksamheter (Finans, HR, Juridik, Inköp)

Globala förmåner:

En konkurrenskraftig lön (skattefri), som ökar i takt med dina relevanta erfarenhetsår.
30 dagar betald ledighet per år plus 2 veckors årlig stängning.
Täckning av CERN:s omfattande sjukförsäkringssystem (för dig själv, din make/maka och barn), samt medlemskap i CERN:s pensionsfond.
Familje-, barn- och spädbarns månatliga tillägg beroende på dina individuella omständigheter.
En flyttpaket (installationsbidrag, flytt, resekostnader) beroende på dina individuella omständigheter.
Möjlighet att förlänga ditt kontrakt upp till 8 år + berättigande till tillsvidareanställning.
Översikt av CERN - Upptäck en värld där det omöjliga blir möjligt!

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, driver vi gränserna för vetenskap och teknik. Vårt banbrytande arbete samlar inte bara fysiker utan också en mångfald av yrkesverksamma inom teknik, vetenskap och administration. Tillsammans främjar vi en miljö där innovation och samarbete blomstrar.

Varje dag möter vi spännande nya utmaningar och möjligheter att bidra till banbrytande forskning som formar vår förståelse av universum. Vi möter dessa utmaningar genom de olika perspektiv som finns inom våra team, vilket säkerställer att varje bidrag värderas och driver vår gemensamma känsla av inkludering och syfte. Mångfald är ett kärnvärde för CERN sedan dess grundande, och det förblir centralt för vår mission och fortsatta framgång.

Om du är redo att vara en del av en dynamisk, inkluderande gemenskap som driver kunskapens gränser, är CERN platsen där din nyfikenhet och dina färdigheter kan blomstra. Var en del av vår mission att avslöja vad som ligger i hjärtat av universum! DELTA!

Mer information om oss, här: careers.cern (https://careers.cern)