Ledigt jobb: Förvaltningsassistent

Vill du vara med och bidra till en av Stockholms största samhällssatsningar? Nu söker vi en engagerad och lösningsorienterad kontorsansvarig/projektadministratör till ett spännande projekt med fokus på utvecklingen av tunnelbanans infrastruktur. Uppdragets omfattning bedöms vara till 50-100% och kommer att faställas när avtal skrivs med kunden.

Om projektet

I Högdalen pågår en omfattande utbyggnad av depån som ska möta behoven när tunnelbanan växer. Här byggs nya uppställningshallar, städhallar och serviceytor både ovan och under jord. I projektet arbetar idag ett härligt gäng på ca 40 medarbetare, och nu vill vi förstärka teamet med dig!

Rollen

I din roll blir du ett viktig nyckelperson som stöttar projektchef och projektledare med administrativa arbetsuppgifter. Du ansvarar för flera centrala delar såsom:

• Kvalitetssamordning, krisledning och säkerhetsskydd

• Månadsrapportering och stöd i tertialredovisning

• Administrativ hantering av konsultupphandlingar

• Diarieföring och protokollföring

• Kontorsansvar (lokaler, utrustning, ID06, larm, mm.)

• Planering och koordinering vid studiebesök

• Stöd i planering inför projektavslut

Du blir spindeln i nätet som håller ihop både administration och kontorsflöden, samtidigt som du får möjlighet att växa i rollen och bidra till projektets framgång.

Vi söker dig som har:

• Godkänd gymnasial utbildning samt relevanta kurser/utbildningar inom ekonomi/bokföring

• Minst 1 års erfarenhet som projektadministratör där du haft ansvar för administration, koordinering och kvalitetssäkring.

• Erfarenhet av arbete som kontorsansvarig minst 1 år

• Tidigare erfarenhet av att jobba inom offentlig sektor eller infrastruktur/kollektivtrafik.

• Gedigen erfarenhet av dagligt arbete i Officepaketet

• Flytande språkkunskaper i svenska både i tal och skrift

• B-körkort

Meriterande

• Erfarenhet av webforum (Avima)

• Erfarenhet från samverkansprojekt

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du strukturerad, kommunikativ och prestigelös. Du är trygg i att ta ansvar, har en naturlig samarbetsförmåga och trivs i en miljö där du får vara både problemlösare och organisatör.

Omfattning och start

• Start: 18 september 2025 (eller enligt överenskommelse)

• Omfattning: 50–100%, ca 20–40 timmar/vecka

• Uppdraget pågår till 2027-12-31, med möjlighet till förlängning

• Arbetsplats: Högdalen, Stockholm

Låter det här som något för dig? Sök rollen och bli en del av ett framtidsprojekt som påverkar hela Stockholms kollektivtrafik!

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.