Tekniska förvaltningen i Kristinehamns kommun söker en vikarierande nämndsekreterare. Tjänsten kommer kombineras med att även vara nämndsekreterare för kulturnämnden. Uppdraget kommer påbörjas med arbetet inom kulturförvaltningen för att under våren 2025 omfatta bägge nämnderna. Inledningsvis kommer tekniska chefen även vara tillförordnad förvaltningschef inom kulturförvaltningen vilket bedöms underlätta arbetet. Den organisatoriska tillhörigheten kommer vara på tekniska förvaltningen.

Tekniska förvaltningen är en av Kristinehamns Kommuns sju förvaltningar. Förvaltningens verksamheter finansieras både genom budgetramar och intäkter och består av ca 170 medarbetare. 

Tekniska förvaltningen är organiserad enligt följande: 

• Förvaltningsledning, inklusive enheten för projekt och styrning
• Offentlig miljö (fastigheter, fritid och gata/park)
• Vatten och avfall (VA och renhållning)
• service (kost, lokalvård och fordonssamordning)

Kulturförvaltningen består av följande verksamheter och består av ca 20 medarbetare.

• Allmänkultur
• Bibliotek, inklusive bokbuss
• Bildarkiv
• Muséer

Du kommer att ingå i enheten för projekt och styrning inom tekniska förvaltningen. Dina närmaste kollegor kommer vara verksamhetsutvecklare, administrativ assistent samt säkerhetshandläggare.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som nämndsekreterare samordnar och ansvarar du för hela processen inom nämndadministrationen. Diarieföring, beredning, planering, skicka kallelser, skriva protokoll, expediering, utlämning av handlingar och arkivering är vanligt förekommande sysslor. Vid politiska sammanträden bistår du ordföranden för att besluten likväl som protokollet ska bli lagenliga och rättssäkra.  

Stöd till handläggare på förvaltningen med exempelvis framtagande av underlag till nämndärenden är en naturlig del av din vardag och årliga uppdateringar och granskning av styrdokument såsom exempelvis informationshanteringsplan och delegationsordning. I rollen förekommer visst arbete med arkivering av dokument. Arbetet omfattar att ta fram åtgärder och arbetssätt för att säkerställa att förvaltningen lever upp till kraven enligt arkivlagen. Med rollen som nämndsekreterare ingår att säkerställa att förvaltningarnas dokument och information hanteras på korrekt sätt kring arkivering och gallring oavsett om det är på papper eller digitalt.

KVALIFIKATIONER
Du som söker ska ha akademisk utbildning med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som vi bedömer är relevant för tjänsten.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med arkivfrågor och övrig nämndadministration. Även kunskap om arkivlagen är meriterande.

Du har god kunskap om kommunallagen, förvaltningslagen samt offentlighets- och sekretesslagen. Du behärskar Officepaketet och har möjlighet att snabbt sätta dig in i administrativa system. Erfarenhet av system för ärende-, arkiv- och dokumenthantering är meriterande. Kristinehamns kommun använder sig av ärendehanteringssystemet LEX.

Vi söker dig som är service- och samarbetsinriktad och som har lätt för att strukturera upp ditt arbete, hålla tidsramar och vara självgående.

Det är viktigt att du kan kommunicera på ett tydligt sätt, såväl muntligt som skriftligt, varför goda kunskaper i svenska i tal och skrift ett krav. 

För att klara av arbetsuppgifterna är det viktigt att du är noggrann och ansvarsfull och kan göra korrekta avvägningar och prioriteringar.  Du trivs i en administrativ roll där du får arbeta med många parallella uppdrag.

ÖVRIGT
Vi i Kristinehamns kommun arbetar för ett aktivt ledar- och medarbetarskap. Detta skapas genom dialog och i samspel mellan ledare och medarbetare, vilket skapar goda förutsättningar för arbetsglädje i organisationen. Vår arbetsmiljö påverkas av hur vi bemöter varandra och vi alla har ett ansvar att bidra.

Tillsammans arbetar vi för att verksamheten uppnår sina mål och att beslut som fattas också efterlevs. En nyfiken grundinställning och vilja att samarbeta är förutsättningar för ständiga förbättringar som leder till den bästa möjliga servicen till kommunens invånare.

Som anställd hos oss kan du förvänta dig stöd för nya idéer, goda utvecklingsmöjligheter och att vi ger dig de verktyg du behöver för att kunna utföra ditt arbete på ett bra sätt.

Varmt välkommen med din ansökan!

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och ha en god kommunikation med dig som söker jobb hos oss, ber vi dig att endast skicka in din ansökan via ansökningslänken i annonsen. Frågor som rör rekryteringsprocessen hanteras av rekryteringsenheten.

Intervjuer kan komma att hållas innan ansökningstidens utgång.

Undrar ni något om tjänsten är ni välkomna att kontakta nedanstående. På grund av jul-nyårshelgen är vår tillgänglighet begränsad under den tiden

Erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.