Kanslisekreterare, administrativ assistent

Vad gör en kanslisekreterare, administrativ assistent? – arbetsuppgifter och arbetsmiljö

En kanslisekreterare, administrativ assistent arbetar med att stödja verksamheten genom att hantera administrativa uppgifter såsom dokumenthantering, arkivering, mötesbokningar, protokollskrivning och service till kollegor och besökare. Rollen innebär ofta att vara navet för informationsflödet på arbetsplatsen, både internt och externt. Arbetsmiljön är i huvudsak kontorsbaserad och präglas av strukturerade processer, deadlines och ett behov av hög noggrannhet och servicekänsla. Många arbetar inom offentlig sektor, myndigheter eller större företag där administrativa rutiner är centrala för verksamheten.

Löneutveckling över tid

Löneutvecklingen för en kanslisekreterare, administrativ assistent har under de senaste tre åren visat en stadig ökning. År 2022 låg snittlönen på 36100 kr per månad, vilket steg till 37 200 kr under 2023 och vidare till 38 900 kr under 2024. Denna ökning motsvarar en total löneökning på cirka 7,7% över perioden. Drivande faktorer bakom utvecklingen är bland annat ökad efterfrågan på kvalificerade administratörer inom vissa sektorer samt arbetsmarknadens generella lönejusteringar. Trots att automatiseringen påverkar vissa delar av yrket är kompetenskrav och digitala färdigheter fortsatt viktiga, vilket bidrar till att hålla lönenivåerna stabila och i vissa fall stigande.

Kanslisekreterare, administrativ assistent lön – komplett översikt

• Snittlön: 38 900 kr/mån
• Lägsta lön: 34 000 kr/mån
• Högsta lön: 49 300 kr/mån
• Timlön (snitt): 234 kr
• Kvinnor tjänar: 38 000 kr/mån (92% av mäns lön)
• Män tjänar: 41 500 kr/mån
• Regionala skillnader: Löneläget kan variera beroende på region och sektor

Utbildning och kvalifikationer

För att arbeta som kanslisekreterare eller administrativ assistent krävs vanligtvis gymnasieutbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning, men eftergymnasiala studier inom exempelvis administration, ekonomi eller offentlig förvaltning är meriterande. Praktisk erfarenhet av administrativt arbete och goda IT-kunskaper är ofta ett krav, då digitala system och dokumenthantering utgör en central del av arbetsuppgifterna. För vissa tjänster kan arbetsgivare även efterfråga särskilda certifieringar eller kunskaper i specifika administrativa verktyg.

• Gymnasieexamen: Administrativ eller ekonomisk inriktning (3 år)
• Eftergymnasial utbildning: YH-utbildning eller högskolekurser inom administration, ekonomi eller offentlig förvaltning
• Certifieringar: Kurser i Officepaketet, digital dokumenthantering eller liknande
• Praktisk erfarenhet: Tidigare administrativt arbete eller praktik
• IT-kunskaper: God förmåga att använda administrativa system och digitala verktyg

Vanliga förmåner och ersättningar

Vanliga förmåner för kanslisekreterare och administrativa assistenter omfattar tjänstepension, friskvårdsbidrag, subventionerad lunch, flextid och i vissa fall möjlighet till distansarbete. Andra förmåner kan inkludera kompetensutveckling, personalrabatter och extra semesterdagar beroende på arbetsgivare och kollektivavtal.

Konkurrens och utmaningar

Konkurrensen om tjänster som kanslisekreterare och administrativ assistent bedöms vara medelstor och kännetecknas av balans mellan utbud och efterfrågan. På fem års sikt förväntas dock efterfrågan minska något på grund av ökad digitalisering och automatisering av administrativa processer. Det ställs därför allt högre krav på digital kompetens och anpassningsförmåga. Yrkesrollen kan periodvis innebära hög arbetsbelastning, särskilt vid deadlines och organisationsförändringar. För den som vill etablera sig på arbetsmarknaden är det viktigt att hålla sig uppdaterad kring nya digitala verktyg och arbetsmetoder.

Tips för dig som vill bli kanslisekreterare, administrativ assistent

För att lyckas som kanslisekreterare, administrativ assistent är det bra att utveckla sin organisationsförmåga och vara noggrann i allt administrativt arbete. Att vara serviceinriktad och ha god kommunikationsförmåga underlättar samarbetet med kollegor och externa kontakter. Flexibilitet är en värdefull egenskap eftersom arbetsuppgifter ofta kan variera snabbt. Det är också viktigt att ständigt förbättra sina IT-kunskaper och lära sig nya digitala verktyg, då dessa snabbt förändras inom yrket. För den som är initiativrik och självgående finns möjligheter att ta på sig mer ansvar och utvecklas inom organisationen. Att kunna hantera stress och prioritera rätt är avgörande, särskilt under perioder med hög arbetsbelastning. Slutligen är diskretion och integritet viktiga, då rollen ofta innebär hantering av känsliga uppgifter och interna dokument.

Nyckelfakta om kanslisekreterare, administrativ assistent

• Utbildningsnivå: Gymnasieexamen, ofta kompletterad med eftergymnasial utbildning
• Arbetsmiljö: Kontorsbaserad, strukturerad och administrativ
• Arbetsform: Vanligtvis heltid, ibland möjlighet till flextid eller distansarbete
• Efterfrågan: Medelstor, med förväntad minskning på 5 års sikt
• Specialkunskaper: Digital kompetens och erfarenhet av administrativa IT-system

Karriärvägar och framtidsutsikter

Efter tre till fem år i yrket som kanslisekreterare eller administrativ assistent finns möjligheter att avancera till mer specialiserade roller som handläggare, administrativ samordnare eller chefsassistent. För den som satsar på ytterligare utbildning kan även roller inom personaladministration eller projektledning bli aktuella. Enligt Arbetsförmedlingens prognos väntas efterfrågan på denna yrkesgrupp minska på fem års sikt, delvis på grund av teknisk utveckling och automatisering. Rekryteringssituationen bedöms dock vara i balans, och det finns goda möjligheter till arbete på kort sikt, särskilt för den som har uppdaterade digitala färdigheter. I dagsläget finns 758 lediga jobb inom yrkesgruppen, vilket visar på fortsatt behov av administrativa kompetenser.

Vanliga frågor om kanslisekreterare, administrativ assistent

• Vad tjänar en kanslisekreterare, administrativ assistent?
  - Snittlönen är 38 900 kr per månad, med variation beroende på erfarenhet och region.
• Vilken utbildning krävs för att bli kanslisekreterare eller administrativ assistent?
  - Gymnasieexamen med administrativ inriktning är vanligt, men eftergymnasiala studier och IT-kompetens ökar chanserna.
• Hur ser löneutvecklingen ut inom yrket?
  - Löneutvecklingen har varit positiv de senaste tre åren, med cirka 7,7% ökning från 2022 till 2024.
• Finns det skillnader i lön mellan män och kvinnor?
  - Ja, kvinnor tjänar i snitt 92% av vad män gör inom yrket.
• Vilka är de vanligaste arbetsuppgifterna?
  - Administrativt stöd, dokumenthantering, mötesbokning, protokollskrivning och intern service.
• Hur ser framtidsutsikterna ut?
  - Efterfrågan bedöms som medelstor idag men förväntas minska något de närmaste fem åren på grund av automatisering.
• Vilken är den högsta respektive lägsta lönen för yrket?
  - Högsta lönen är 49 300 kr och lägsta lönen 34 000 kr per månad, beroende på kön, utbildning och sektor.