Ledigt jobb: Administrativ assistent

Receptionisten är den första kontaktpunkten för alla kunder, besökare och affärspartners som besöker bilhandeln. Rollen innebär att ge en professionell och välkomnande kundupplevelse samt att effektivt hantera receptionens drift, svara på förfrågningar, koordinera bokningar och stödja försäljnings-, service- och administrationsteamet för att säkerställa smidiga affärsprocesser.

• Välkomna kunder och besökare på ett professionellt, vänligt och artigt sätt.

• Förstå kundens behov och hänvisa dem till rätt säljare, servicehandläggare eller avdelning.

• Säkerställ att kunderna blir bemötta snabbt och att ett positivt första intryck av bilhandeln skapas.

• Sköta kundväntsalongen och säkerställa en bekväm upplevelse för kunderna.

• Svara på, filtrera och vidarebefordra inkommande telefonsamtal snabbt och professionellt.

• Svara på allmänna kundförfrågningar gällande bilhandelns produkter, tjänster, öppettider och bokningar.

• Upprätthålla besöksregistret och utfärda besöksleg där så krävs.

• Motta och distribuera inkommande post, kurirleveranser och intern korrespondens.

• Planera och bekräfta kundbokningar för bilförsäljningsrådgivning och servicebesök.

• Koordinera bokningskalendrar med säljare och servicehandläggare.

• Informera relevanta avdelningar om kundankomster och ändringar i bokningar.

• Upprätthålla kundregister, besöksloggar och dokumentation för receptionen.

• Hjälpa till med att förbereda kundformulär och dokument vid behov.

• Stödja bilhandelns evenemang, marknadsföringskampanjer och aktiviteter för kundengagemang.

• Övervaka och fyll på med material till receptionen och kontorsutrymmena.

• Arbeta nära tillsammans med försäljnings-, service-, finans- och försäkringsavdelningen (F&I), reservdelar och administration för att underlätta smidig kundservice.

• Escalera kundproblem eller klagomål till rätt avdelning eller chef.

• Säkerställa att receptionen, visningsrummet och kundloungen alltid är rena, organiserade och snygga.

• Upprätthålla sekretess kring kund- och bilhandelsinformation.

• Uppfylla bilhandelns policyer, kundservicenormer och hälso- och säkerhetsföreskrifter.

• Gymnasieexamen krävs; diplom eller kandidatexamen inom företagsekonomi, hotell- och restaurang eller relaterat område föredras.

• 1–3 års erfarenhet av reception, reception eller kundservice, gärna inom en bilhandel, detaljhandel eller hotellbranschen.

• Utmärkta kommunikations- och interpersonella färdigheter.

• Stark kundserviceorientering.

• Professionell framtoning och positiv attityd.

• Utmärkt telefonetikett.

• Goda organisatoriska förmågor och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.

• God vana vid Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Erfarenhet av bilhandelsystem (DMS) eller CRM-program är meriterande.

• Stor noggrannhet och precision.

• Förmåga att behålla lugnet och professionaliteten i en snabb miljö.

• Kundfokus

• Kommunikationsförmåga

• Professionalism

• Samarbete

• Tidshantering

• Problemlossning

• Anpassningsförmåga

• Noggrannhet

• Integritet och sekretess

• Kundnöjdhet med receptionsservicen.

• Genomsnittlig väntetid och svars tid för kunder.

• Noggrannhet i bokningsplanering.

• Effektivitet vid besvarande och vidarebefordran av samtal.

• Noggrannhet vid hantering eller omdirigering av kundförfrågningar.

• Receptionens presentation och städstandard.

• Administrativ noggrannhet och tidig slutförande av tilldelade uppgifter.

Intresserade sökande vänligen skicka in ditt CV till [email protected]

• Baserad på bilhandelns visningsrum/reception.

• Regelbunden interaktion med kunder, leverantörer och interna avdelningar.

• Kan kräva arbete helger, helgdagar eller förlängda arbetstider baserat på bilhandelns öppettider.