Ledigt jobb: Orderassistent

Vi söker dig som trivs i det dagliga operativa flödet och som kan ta oklara, informella processer och göra dem tydliga, strukturerade och repeterbara.

Om JTI Ventures

Vi är ett svenskt e-handelsbolag med försäljning på flera marknadsplatser och egna webbutiker, med leverantörer i flera länder. Vi är ett litet team i Sverige med korta beslutsvägar och högt tempo. Verksamheten växer och vi behöver någon som kan ta ett tydligt operativt ansvar för orderflöde, leverantörsuppföljning och dagliga rutiner.

Om rollen

Mycket av vår verksamhet fungerar idag på erfarenhet, mejltrådar och informella rutiner. Det har tagit oss hit, men inte vidare. Din uppgift är att vara med och förvandla det till tydliga, dokumenterade och kontrollerade processer som vi kan skala på – utan att vara beroende av att rätt person råkar minnas rätt sak.

Som Operations Coordinator arbetar du hands-on med det operativa orderflödet från beställning till leverans till kund. En stor del av arbetet sker i det dagliga flödet: lägga och följa upp beställningar, säkerställa orderbekräftelser, kontrollera leveransstatus, följa tracking, uppdatera system, hantera avvikelser och driva leverantörer tills ärenden är lösta.

Du driver den dagliga leverantörsdialogen, följer upp order och leveranser, och hjälper till att bygga rutiner som gör att verksamheten håller ihop när vi växer. Rollen kräver både processförmåga och stark administrativ noggrannhet i det dagliga arbetet.

Det här är en hands-on roll. Vi söker inte en strategisk konsult – vi söker någon som gillar att gräva ner sig i detaljerna, kartlägga ett oklart flöde, bygga ett Google Sheet som löser ett problem, följa upp öppna orderrader och se till att inget faller mellan stolarna.

Du arbetar tätt med och rapporterar direkt till VD.

Ditt uppdrag

• Ansvara för den dagliga orderhanteringen: att beställningar läggs korrekt, bekräftas av leverantörer, följs upp, trackas och eskaleras vid avvikelser
• Äga och utveckla det operativa orderflödet, inklusive ordersystem, logistikflöde, leveransuppföljning och interna kontrollpunkter
• Säkerställa daglig uppföljning av öppna beställningar, orderbekräftelser, leveransstatus, trackingnummer, förseningar och avvikelser
• Hålla interna system uppdaterade med korrekt orderstatus, leveransinformation och uppföljningsnoteringar
• Driva den dagliga leverantörsdialogen kring orderbekräftelser, restnoteringar, leveranstider, tracking, eskaleringar och operativa frågor
• Identifiera oklara eller informella processer, kartlägga dem och bygga strukturerade arbetssätt med tydliga ansvar, kontroller och uppföljning
• Bygga upp robusta SOPs och kontrollsystem så att verksamheten inte hänger på enskilda personers minne
• Identifiera, följa upp och eskalera avvikelser i order- och leveransflödet innan de påverkar kund eller marknadsplats
• Identifiera och åtgärda flaskhalsar innan de blir större problem
• Följa upp operativa nyckeltal som orderstatus, sena leveranser, saknad tracking, leveransprecision, öppna ärenden och leverantörsavvikelser
• Stötta månadsavslut från ett operativt perspektiv

Vi söker dig som

• Har minst 3 års erfarenhet inom operations, logistik, orderhantering eller supply chain – gärna inom e-handel eller marketplace-driven verksamhet
• Har gjort det förut: tagit ett område där "allt funkar nästan" och förvandlat det till en process som andra kan följa
• Trivs med daglig operativ uppföljning, administration, orderhantering och återkommande rutiner
• Är bekväm i daglig leverantörsdialog på engelska, både skriftligt och muntligt
• Är van att arbeta i flera system parallellt och håller data uppdaterad med hög noggrannhet
• Har mycket god administrativ förmåga och trivs med att arbeta strukturerat i detaljerna
• Bygger system och dokumenterar processer av instinkt – inte för att någon säger åt dig
• Har hög känsla för detaljer och förstår att små missar i orderflödet snabbt kan skapa stora problem för kund, leverantör och marknadsplats
• Är strukturerad, självgående och inte rädd för att rulla upp ärmarna
• Behärskar Google Sheets / Excel på avancerad nivå
• Är flytande i svenska och engelska

Plus om du har

• Erfarenhet av e-handelsplattformar och marknadsplatser
• Erfarenhet av operativ leverantörsuppföljning
• Erfarenhet av orderflöden, leveransuppföljning och avvikelsehantering
• Erfarenhet av att följa upp öppna orderrader, tracking och leveransavvikelser i större volymer

Vad vi erbjuder

• En roll med stort eget ansvar och direkt påverkan på hur företaget skalar
• En hands-on roll där du får vara nära det dagliga flödet och samtidigt bygga strukturen som gör verksamheten mer effektiv
• Plats i ett litet team där dina förbättringar syns i resultatet inom veckor – inte år
• Direktrapportering till VD