Ledigt jobb: Administrativ assistent

Är du en strukturerad och serviceinriktad administratör som trivs i en roll där ordning, tydlighet och god samarbetsförmåga är viktiga delar av vardagen? Nu söker vi en administratör till ett uppdrag hos en av våra kunder i Östhammar.

Rollen passar dig som vill arbeta verksamhetsnära med bred administration och vara ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Du kommer bland annat att arbeta med möteshantering, dokumentation, beställningar, administrativa system samt konferens- och mötesbokningar.

Uppdraget är på heltid med planerad start 28 september och förväntad varaktighet cirka ett år med möjlighet till förlängning.

Du blir anställd som konsult hos Poolia och arbetar på uppdrag hos vår kund i Östhammar.

Urval och intervjuer sker löpande, så välkommen med din ansökan redan idag.

Som administratör får du en bred och verksamhetsnära roll där du stöttar organisationen i olika administrativa frågor. Du kommer att arbeta med både löpande administration och mer koordinerande uppgifter kopplat till möten, dokumentation och interna administrativa processer.

Rollen innebär att du behöver vara trygg i att ta ansvar för dina arbetsuppgifter, följa upp ärenden och skapa struktur i det dagliga arbetet. Du kommer att ha flera kontaktytor och behöver därför ha en god servicekänsla, vara lösningsorienterad och kunna hantera information med hög integritet.

I rollen ingår bland annat att:

• Ge administrativt stöd till verksamheten
• Arbeta med möteshantering och dokumentation
• Hantera beställningar och administrativa system
• Boka konferenser, möten och andra praktiska arrangemang
• Arbeta i Outlook och övriga administrativa verktyg
• Säkerställa att rutiner och arbetssätt följs
• Bidra med struktur, uppföljning och administrativ support där det behövs

För att trivas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ansvarstagande. Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete och är van vid att självständigt driva dina uppgifter framåt.

Du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med olika personer och funktioner. Rollen kräver att du är lösningsorienterad, flexibel och trygg i att hantera både praktiska och administrativa frågor. Eftersom uppdraget innebär hantering av information där sekretess och regelefterlevnad är viktiga delar behöver du också vara omdömesgill, noggrann och ha hög integritet.

Vi tror att du trivs i en roll där du får vara ett viktigt administrativt stöd i verksamheten och där ditt arbete bidrar till struktur, kvalitet och framdrift i det dagliga arbetet.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Vi söker dig som har:

• Minst 3-årig relevant gymnasieutbildning
• Minst 2 års relevant yrkeserfarenhet inom administration
• Administrativ kompetens och vana av att arbeta serviceinriktat
• God vana av att arbeta i Outlook
• God förmåga att arbeta självständigt
• Goda kunskaper i MS Office
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• Goda kunskaper i engelska
• Erfarenhet av mötesadministration och dokumentation
• Erfarenhet av beställningar och administrativa system
• Erfarenhet av arbete i säkerhetsklassad eller regelstyrd verksamhet

Eftersom tjänsten är säkerhetsklassad krävs godkänd säkerhetsprövning för att kunna påbörja uppdraget.

Vi går igenom ansökningar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, så vänta inte med att skicka in din ansökan.