Ledigt jobb: Administrativ assistent

ARBETSUPPGIFTER

Vill du arbeta nära ledning och bidra till en välfungerande verksamhet?

Som chefsstöd inom Socialförvaltningens avdelning Samlade resurser får du en central roll i att avlasta chef i administrativa, koordinerande och verksamhetsnära frågor. Ditt arbete möjliggör ett tydligt ledarskap och bidrar till en effektiv och kvalitativ verksamhet.

Uppdraget omfattar stöd inom:

• Personaladministration
• Bemanning och planering
• Ekonomi
• Kommunikation och samordning

Du arbetar i nära samverkan med enhetschef och fungerar som en nyckelperson i verksamhetens dagliga drift.

Just nu söker vi ett chefsstöd med huvudsakligt uppdrag gentemot enhetschef inom HSL-organisationen, som även är verksamhetschef för HSL. I rollen ingår även att stötta andra verksamheter tillsammans med avdelningens sex övriga chefsstöd.

Som chefsstöd hanterar du flera parallella uppgifter, vilket ställer krav på god struktur, prioriteringsförmåga och att du levererar inom satta tidsramar. Dina arbetsuppgifter innefattar bland annat schemaläggning, bemanning samt löpande administrativa uppgifter kopplade till verksamheten.

Du har daglig kontakt med enhetschef, kollegor, legitimerad personal, HR-administratörer och andra stödfunktioner. Du ingår i en grupp av chefsstöd inom avdelningen Samlade resurser, vars uppdrag är att säkerställa förvaltningens samlade behov av stöd så att kärnverksamheten kan möta invånarnas behov.

Avdelningen ansvarar för:

• Registratur, arkiv och hantering av inkommande handlingar
• Avgifts- och fakturahantering
• Inköp och upphandling
• Larm och välfärdsteknik
• Systemförvaltning
• Schema och bemanning

Idag består avdelningen av 12 medarbetare, varav sex chefsstöd. Ett utvecklingsarbete pågår kring chefsstödsorganisationen, där du får möjlighet att vara med och bidra till att forma en modern och hållbar framtida struktur med hög kvalitet i leverans.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Planera och bemanna vid frånvaro eller enligt beslut av enhetschef
• Samordna semesterplanering i dialog med chef
• Upprätta anställningsavtal samt beställa behörigheter och licenser
• Samordna introduktion av nyanställda
• Administrera löneunderlag
• Hantera inköp
• Stödja chef i ekonomisk uppföljning
• Samordna möten och utbildningar
• Vara ett stöd i intern och extern kommunikation
• Delta i verksamhetsutveckling och förbättringsarbete
• Utföra övriga uppgifter kopplade till uppdraget

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har:

• Relevant utbildning inom exempelvis administration, HR, ekonomi eller annan utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig
• Erfarenhet av administrativt arbete, bemanningsfrågor, schemaläggning och arbetstidsfrågor
• Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av stödsystem såsom TimeCare, WinLas och Personec P
• Erfarenhet av arbete inom HSL-verksamhet

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du är:

• Självgående, strukturerad och ansvarsfull
• Resultatorienterad och har god förmåga att planera, prioritera och hålla tidsramar
• Flexibel och lösningsfokuserad i en verksamhet där förutsättningarna snabbt kan förändras

Du har ett professionellt bemötande och ett serviceinriktat förhållningssätt. Du trivs med att samarbeta, är socialt trygg och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer. I din kommunikation är du tydlig, lyhörd och engagerad, och du anpassar ditt budskap efter situation och mottagare.

Löneform: Månadslön.
Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Varaktighet: Tillsvidare.
Arbetstid: Schema.

För att bli aktuell för anställning i Åstorps kommun behöver du uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister.

OBS! Vi planerar att hålla intervjuer tisdag och onsdag (23+24/6) på eftermiddagen under vecka 26.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till olika rekryteringskanaler och marknadsföring, vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediasäljare, rekryteringssajter eller liknande.