Ledigt jobb: Administratör

Vi på Prosper Electronics söker en ny medarbetare som logistik- och projektadministratör.

I rollen som administratör inom logistik och projekt ansvarar du för att säkerställa ett effektivt orderflöde från kundbeställning till leverans, samt projekthantering gentemot våra fabriker. Du fungerar som en central kontaktpunkt mellan kunder, fabrikerna och interna funktioner, med fokus på hög servicegrad och god struktur.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Orderhantering & kundkontakt:

• Ta emot, registrera och hantera kundbeställningar enligt gällande rutiner.
• Bekräfta order till kund samt säkerställa korrekt information.
• Ha löpande dialog med kunder kring orderstatus, leverans och eventuella ändringar.
• Kontakta kunder för att fastställa leveranssätt och villkor.
• Hantera kundärenden, inklusive reklamationer och leveransavvikelser.

Logistik & leveransplanering:

• Säkerställa att rätt fabrik får korrekta produktions- och leveransunderlag.
• Koordinera leveranser tillsammans med logistikcentret i Hong Kong.
• Följa upp leveranser och säkerställa att de skickas i tid.
• Hantera förändringar i leveransplan (t.ex. förseningar eller avbeställningar).
• Uppdatera affärssystem med korrekt orderstatus.

Dokumentation & administration:

• Ansvara för leveransdokumentation såsom fakturor, följesedlar, packlista, bokningsformulär, ursprungsintyg och överensstämmelseintyg.
• Säkerställa att dokumentationen är korrekt och komplett.
• Säkerställa att relevant dokumentation och information förmedlas till hubben i HK för leverans.

Rapportering & uppföljning:

• Uppdatera veckovis leveransrapport.
• Återkoppla till kunder med orderstatus och prognoser.
• Följa upp orderböcker.

Projektkoordinering & intern support:

• Hantera logistiska uppgifter enligt befintlig rollfördelning.
• Delta i projekt och stötta teamet vid behov.
• Ansvara för att följa upp projekt med berörda fabriker och återkoppla till säljarna.
• Vara tillgänglig via telefon för kundförfrågningar.
• Hantera dialog med kunder vid förseningar eller problem.
• Skicka prover till kunderna.
• På sikt får du möjligheten att påverka logistik och arbetsflöden.

Personprofil

• Serviceinriktad med erfarenhet av kundkontakt.
• Trygg i att hantera kunder i alla situationer.
• Strukturerad och noggrann.
• Proaktiv och lösningsorienterad.
• Social och engagerad i teamet.
• Jobbar självständig och i ett mindre team.
• Van att arbeta i ett högt tempo med flera parallella uppgifter.

Kompetenser

• Erfarenhet av logistik, orderhantering eller kundservice.
• God systemvana (gärna Fortnox, Cirrus och liknande).
• God kunskap i Excel och Microsoft Office.
• Flytande svenska och god engelska i tal och skrift.
• God administrativ förmåga.
• Kunskap i kinesiska är meriterande.