Ledigt jobb: Administrativ assistent

Vill du arbeta i en central och förtroendefull roll nära senior ledning i en internationell verksamhet? Nu söker vi en erfaren Executive Assistant som trivs i en dynamisk miljö med högt tempo, många kontaktytor och stort eget ansvar.

Om tjänsten

Som Executive Assistant på senior nivå arbetar du nära en eller flera seniora chefer och ansvarar för att skapa struktur, koordinering och effektivitet i det dagliga arbetet. Rollen innebär ett brett administrativt och organisatoriskt ansvar där du fungerar som ett viktigt stöd i både operativa och strategiska frågor.

Du hanterar komplex kalenderplanering, möteskoordinering, resebokningar och kommunikation med både interna och externa intressenter. Rollen innefattar även arbete med dokumentation, presentationer, rapporter och viss research samt framtagning av underlag och korrespondens.

Du arbetar självständigt med stort ansvar och förväntas kunna driva processer och projekt framåt med hög kvalitet och professionalism.

Detta är ett konsultuppdrag med planerad start i juni 2026 och en uppdragslängd på cirka ett år.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

• Hantera och koordinera kalender, möten och researrangemang.
• Förbereda presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
• Administrera dokument, korrespondens och annan affärskritisk information.
• Vara kontaktperson mot interna och externa stakeholders.
• Stötta ledningen i planering och prioritering av aktiviteter.
• Driva och koordinera administrativa processer och projekt.
• Säkerställa struktur och effektivitet i det dagliga arbetet.
• Stötta och vägleda mer juniora kollegor vid behov.

Vem är du?

Vi söker dig som är professionell, strukturerad och har mycket god förmåga att prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter. Du är kommunikativ, serviceinriktad och har hög integritet i ditt arbete.

Vi ser gärna att du har:

• Minst 5 års erfarenhet i en liknande roll som Executive Assistant eller kvalificerad chefsassistent.
• Erfarenhet av att stötta senior ledning i större organisationer.
• Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga.
• God vana av att arbeta självständigt och driva processer framåt.
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet från internationella organisationer eller större bolag med komplexa processer och många kontaktytor.

Om verksamheten

Du blir en del av en professionell och utvecklingsorienterad organisation där samarbete, kvalitet och engagemang står i fokus. Här erbjuds du en varierad och ansvarsfull roll med stora möjligheter att påverka och utvecklas.

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.