Administrator till internationellt projekt

Har du förmågan att balansera rigorösa administrativa standarder med ett proaktivt och resultatfokuserat tänkande? Är du trygg i att plocka upp telefonen och utöva professionell bestämdhet för att nå dina mål? Vi söker just nu en Administrator för ett internationellt projekt som startar i februari.

OM TJÄNSTEN

I denna roll kommer du att vara en central medlem i ett högprofilerat internationellt projekt, där det primära fokuset ligger på säkerhet och systematisering av intern dokumentation. Genom nära samarbete med projektledningen kommer du att spela en avgörande roll i att etablera struktur och transparens inom en dynamisk miljö.

Dina kärnansvarsområden kommer att vara att leda en kritisk kravprocess som kräver proaktivt engagemang. Du kommer att hantera grundläggande databehandling inklusive validering, kvalitetskontroll och administration av storskaliga dataset i Excel. För att uppnå projektets milstolpar måste du vara en driven kommunikatör. Detta innebär att du självständigt engagerar dig med externa intressenter och leverantörer för att begära dokumentation, fastställa krav och följa ärenden till slutlig lösning.

Dina bidrag kommer att omvandla rådata till handlingsbar affärsinformation. Genom din professionella mognad och initiativförmåga kommer du att säkerställa att alla förfrågningar besvaras utförligt. Dessutom kommer du att stödja den dagliga verksamheten genom att hantera olika ad-hoc-uppgifter som uppstår.

Vi värdesätter ett praktiskt, prestigelöst förhållningssätt och söker en kandidat som är flexibel och anpassningsbar till föränderliga utmaningar. Vi letar efter en person med professionell närvaro och självförtroende för att navigera i en stor organisation.

Detta är ett kontraktsuppdrag fram till juli, med omedelbart startdatum. Tjänsten erbjuder flexibla arbetstider (08:00–17:00) och är baserad på vårt kontor i Stockholm. Denna roll erbjuder en unik möjlighet att trivas i en högenergisk, internationell företagskultur.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

• Kontakta internationella leverantörer via telefon och e-post för att säkerställa dokumentation och lösa utestående frågor.
• Hantera och strukturera manuella dataset i Excel.
• Proaktivt adressera och lösa olika ad-hoc-uppgifter.

VI SÖKER DIG SOM

• Har dokumenterad erfarenhet av administrativa eller koordineringsinriktade roller.
• Har tidigare erfarenhet av att använda telefonen som ett primärt verktyg.
• Har avancerad kunskap i Microsoft Excel, med förmåga att syntetisera och hantera komplex data effektivt.
• Har hög kompetens i engelska (skriftligt och muntligt) är ett krav.
• Har en detaljorienterad inställning med hög grad av noggrannhet i ditt arbete.

Det är meriterande om du har

• Kunskaper i svenska språket.

För att lyckas i rollen, är dina personliga egenskaper:

• Precision: En noggrann inställning till alla uppgifter.
• Flexibilitet: Förmågan att förbli effektiv i en föränderlig miljö.
• Beslutsamhet: En målinriktad inställning fokuserad på att driva resultat.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och det är vår klients önskan att alla frågor angående tjänsten riktas till Academic Work.

Vår urvalsprocess är kontinuerlig och annonsen kan stängas innan rekryteringsprocessen är avslutad om vi har gått vidare till nästa fas. Processen inkluderar två tester: ett personlighetstest och ett kognitivt test. Tester är verktyg för att hitta rätt talang för rätt position, för att möjliggöra jämlikhet, mångfald och en rättvis process.