Ledigt jobb: Administrativ assistent

Gå med oss för att leverera en rökfri framtid!

Vi har valt att göra något otroligt. Vi transformerar helt vår verksamhet och bygger vår framtid med ett tydligt syfte – att leverera en rökfri framtid. Swedish Match är en del av PMI och har varit en ledare inom branschen i mer än 200 år.

I Norden är vi 1 800 anställda baserade i Sverige, Danmark, Finland och Norge som arbetar i olika funktioner och team och tillsammans samarbetar vi för att leverera ett rökfritt Norden.

Om rollen

Är du en proaktiv, människocentrerad professionell med en passion för att stödja senior ledarskap? Vi söker en Executive Assistant för att ge omfattande stöd till Presidenten för Oral Products, säkerställa smidiga dagliga operationer och möjliggöra strategiskt fokus. Detta är en dynamisk roll som kombinerar administrativt stöd på hög nivå med ett starkt fokus på att främja en positiv och engagerande arbetsmiljö inom vår organisation för Oral Products.

Nyckelansvar

Exekutivt stöd:

• Fungera som den primära kontaktpunkten för Presidenten
• Hantera komplexa kalendrar, researrangemang (inklusive kostnadsförvaltning och visumansökningar) och koordinera möten
• Förbereda informationsmaterial, presentationer och rapporter för interna och externa engagemang
• Förutse behov och ge relevanta insikter för beslutsfattande
• Eventkoordinering:
• Organisera och koordinera avdelningsevenemang (workshops, utbildningar, middagar)
• Identifiera lokaler, förhandla priser, hantera logistik, skicka inbjudningar, boka rum och ordna catering
• Centralisera dokumentation och agendor

Kontakt och engagemang:

• Underlätta kommunikationen mellan Presidenten och seniora ledarskapsteam över globala kontor och funktioner
• Samarbeta med Workplace Experience och People & Culture-team för att skapa en positiv arbetsmiljö på kontoret i Stockholm

Ytterligare stöd:

• Stötta andra ledarskapsmedlemmar med resor, agendor och administration
• Säkerställa smidig onboarding för nya anställda och överföringar till Stockholm (stöd med olika lokala administrativa aspekter)

Vem du är

Du har dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant eller i en liknande roll, där du har stöttat seniora chefer inom snabbrörliga, internationella miljöer. Din diskretion och pålitlighet är avgörande för att hantera känslig information. Du visar förmåga att arbeta självständigt, hantera uppgifter med full autonomi samtidigt som du upprätthåller exceptionella organisatoriska och multitasking-färdigheter. Din skicklighet i MS Office och samarbetsverktyg gör att du kan arbeta effektivt i en modern arbetsplats. Starka interpersonella och kommunikationsförmågor är bland dina styrkor, och du är proaktiv i problemlösning och förutse behov hos chefer. Flytande kunskaper i både engelska och svenska, både muntligt och skriftligt, krävs också för denna position.

Utbildning och erfarenhet

• Yrkesutbildning eller gymnasieexamen krävs
• Erfarenhet av att stödja seniora chefer är avgörande

Alla sökande måste ha rätt att arbeta i Sverige.

Vad vi erbjuder

Vår framgång beror på de dedikerade människor som kommer till jobbet varje dag med en känsla av syfte och en hunger för framsteg. Gå med i Swedish Match och du kan också:

• Ta chansen att definiera din framtid och vår. Vi ger dig möjlighet att ta risker, experimentera och utforska.
• Var en del av en inkluderande, mångfaldig kultur, där allas bidrag respekteras; samarbeta med några av världens bästa människor och känn att du hör hemma.
• Njuta av flexibiliteten i ett hybridarbetsätt - dela din tid mellan att arbeta från vårt kontor eller bekvämligheten av ditt hem, där det fungerar bäst för dig i linje med affärsbehoven.
• Följa dina ambitioner och utveckla dina färdigheter med ett globalt företag – vår enorma storlek och skala ger oändliga möjligheter till framsteg.
• Känna stolthet i att leverera vårt löfte till samhället: att leverera en rökfri framtid.