Ledigt jobb: Kontorsreceptionist

Xensam: Gå med i framtiden för SAM Xensam är ledande inom AI-drivna, molnbaserade programvaruhanteringslösningar. Vår teknik ger klarhet i komplexa IT-miljöer, vilket hjälper varje användare att fatta smarta, datadrivna beslut och maximera mjukvarans avkastning.

Vi växer snabbt och söker personer som vill vara med på resan. På Xensam spelar du en nyckelroll i ett team byggt på energi, fokus och positivitet. Vi värdesätter erfarenhet, men ännu mer personen bakom den.

Tillsammans bygger vi framtiden för SAM. 

Om rollen Vi söker en organiserad, proaktiv och människofokuserad kontorschef som ska vara hjärtat i vår arbetsplats. Du kommer att vara ansvarig för att upprätthålla en exceptionell och välkomnande kontorsmiljö som tar företagets dagliga verksamhet till nästa nivå.

Detta är en dynamisk, praktisk roll som kombinerar kontorsdrift, servicekoordinering, inköp och administrativt stöd. Du kommer att agera som en central resurs för både anställda och ledning.

Ansvarsområden

Kontorsdrift & reception

• Var närvarande på kontoret mellan 08:00 och 17:00.
• Välkomna anställda, besökare och externa gäster.
• Agera som första kontaktpunkt för alla anställda.
• Hantera leveranser, kontorsmaterial, catering och andra dagliga behov.
• Säkerställa att kontoret är rent, säkert och bekvämt.
• Övervaka belysning, klimat och säkerhetssystem.
• Överse kontorsutrustning och möbler.
• Hantera kontrakt med leverantörer och tjänsteleverantörer.
• Hantera mindre inköp och introducera nya leverantörer vid behov.
• Koordinera städare, underhåll och andra externa partners.

Administrativt stöd

• Hantera post, telefonsamtal och allmän korrespondens.
• Hålla fysiska och digitala dokument organiserade och uppdaterade.
• Stötta med grundläggande administrativa uppgifter vid behov.
• Kontinuerligt förbättra administrativa rutiner och kontorsarbetsflöden

Interna evenemang & aktiviteter

• Planera och koordinera interna kontorsevenemang (frukostar, teamträffar, födelsedagar, etc.)
• Hantera evenemangslogistik, inklusive inbjudningar, schemaläggning, deltagarantal och kalendrar.
• Föreslå nya evenemangsidéer i samarbete med chefer eller relevanta team.
• Skapa innehåll för inlägg på sociala medier.

Kvalifikationer

• Erfarenhet av en liknande roll i en snabb miljö.
• Varm, professionell och serviceinriktad inställning - driven att skapa fantastiska upplevelser.
• Detaljorienterad och resursfull, med en stark problemlösningsförmåga.
• Trygg i att jonglera flera uppgifter och prioriteringar.
• Proaktiv och självständig, med förmåga att ta initiativ för att förbättra rutiner och lösa problem.
• Trygg med att använda Microsoft 365 och andra digitala verktyg.
• Starka kommunikationsfärdigheter på både svenska och engelska (tal och skrift).

Vad du får

• En generös arbetskultur med gratis drycker och snacks, kontorsmassage och mer.
• Tre dagar på kontoret (med distansarbete på måndagar och fredagar).
• En möjlighet att forma din karriärutveckling samtidigt som du bidrar till företagets framgång.
• En dynamisk position som omfamnar "frihet under ansvar".
• Om försäljningsmålen uppnås, får alla anställda njuta av en årlig destinationstrip.
• Andra plats-specifika förmåner.

Våra värderingar på Xensam

Rebellisk Vi utmanar normen och agerar med initiativ – alltid med ansvar.

Mänsklig Vi främjar en omtänksam, inkluderande miljö som värdesätter mångfald och respekterar individualitet.

Harmoni Vi värdesätter balans och skapar en stödjande arbetsplats där människor blomstrar.

Som en del av vår rekryteringsprocess genomför vi bakgrundskontroller på slutkandidater för att uppfylla våra åtaganden gentemot kunder och säkerställa en säker arbetsmiljö.