Ledigt jobb: VD-assistent

Möjligheten

Trivs du i en roll där struktur, service och samordning hjälper team att prestera på bästa sätt? Är du någon som gillar att stötta andra, hålla koll på många rörliga delar och säkerställa att allt flyter smidigt bakom kulisserna? Då kan detta vara din nästa möjlighet.

Vi söker nu en erfaren och proaktiv Assistent för att stötta Serviceorganisationen inom Power Quality i Västerås. Även om rollen är förankrad i Servicefunktionen, tillhandahåller den även administrativt och koordinerande stöd till flera mindre team och funktioner inom organisationen.

I denna roll kommer du att agera som en pålitlig kontaktpunkt för chefer, medarbetare, konsulter och externa intressenter, och spela en nyckelroll för att möjliggöra effektiv daglig drift. En betydande del av uppdraget är att ge nära stöd till Servicechefen, inklusive kalenderhantering, res- och kostnadsadministration, mötes- och workshopssamordning samt olika executive support-uppgifter i både lokalt och globalt sammanhang.

Du kommer att vara involverad i ett brett spektrum av administrativa och koordinerande aktiviteter och agera som en central länk mellan människor, processer och system. Rollen kräver en hög grad av struktur, professionalitet och förmåga att hantera flera prioriteringar samtidigt med utmärkt servicekänsla och sekretess.

Vi erbjuder dig en varierad och ansvarsfull roll i en samarbetsinriktad miljö, med nära interaktion över hela organisationen och stora möjligheter att växa både personligt och professionellt.

Vi är intresserade av att lära känna dig och vad du kan bidra med – tveka därför inte att söka även om du inte uppfyller alla krav.

Dina arbetsuppgifter

• Ge dedikerat stöd till Servicechefen, inklusive kalenderhantering, res- och kostnadsadministration, planering av möten/workshops och koordineringsaktiviteter i både lokala och globala miljöer
• Koordinera möten, workshops, evenemang, affärsresor och relaterad logistik samt stödja effektiv planering och genomförande
• Stödja flera mindre funktioner och avdelningar med administrativ och operativ samordning, samtidigt som du är organisationsmässigt en del av Serviceteamet
• Hantera onboarding- och offboarding-aktiviteter, inklusive systemåtkomst, utrustning, behörigheter och introduktion till interna processer
• Administrera åtkomst, tillstånd och utbildningssystem såsom åtkomstkort, SSG, ID06 och parkeringslösningar
• Sköta inköp och finansiell administration, inklusive inköpsorder, fakturor, Ariba, VIM och Concur-relaterat stöd
• Underhålla avdelningens administration, inklusive distributionslistor, organisationskartor, interna kommunikationskanaler och dokumentation
• Agiera som nyckelkontakt för arbetsplatskoordinering, anläggningsrelaterade frågor, administration av skyddsutrustning/arbetstyg och kontinuerlig förbättring av administrativa processer

Din bakgrund

• Erfarenhet av en administrativ, assistent-, executive assistant- eller koordineringsroll
• Visad förmåga att stödja chefer, team och intressenter på ett strukturerat och serviceinriktat sätt
• Starka organisatoriska färdigheter med förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt
• Hög grad av integritet, professionalitet och diskretion vid hantering av konfidentiell information
• Goda kunskaper i Microsoft Office-program, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och Teams
• Erfarenhet av arbete med system som Concur, Ariba, ServiceNow, VIM eller liknande anses vara ett plus
• Flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Erfarenhet från en internationell, projektstyrd eller matrixorganisation anses vara ett plus

Om dig

• Strukturerad och noggrann, med förmåga att skapa tydlighet och upprätthålla ordning
• Serviceinriktad och samarbetsvillig, med ett genuint intresse för att stötta andra
• Proaktiv och lösningsorienterad, tar initiativ och driver aktiviteter framåt
• Flexibel och anpassningsbar, med förmåga att hantera föränderliga prioriteringar
• Professionell och tillitsväckande, bekväm med att arbeta nära chefer och högre chefer
• Stark kommunikatör som bygger positiva relationer över team och funktioner
• Nyfiken och förbättringsdriven, alltid på utkik efter smartare och mer effektiva arbetssätt
• Pålitlig och ansvarsfull, tar ägarskap av ansvar och levererar med kvalitet

Vad vi erbjuder

• Kollektivavtal
• Flexibel arbetstid
• Vård- och välmåendepeng
• Fantastiska karriärmöjligheter inom Hitachi Energy, både inom Sverige och globalt
• Mentor för att stödja dig under onboarding-fasen
• Olika utbildningar och kurser som stödjer medarbetarutveckling
• Ett diversifierat företag med över 70 nationaliteter som arbetar i Sverige
• Tilläggskompensation för föräldraledighet
• Employee Benefit Portal med tusentals rabatter och förmåner
• Fler förmåner kan kopplas till denna specifika roll

Mer om oss

Är du redo för en spännande ny utmaning? Låter ovanstående beskrivning som dig? Välkommen att söka!

Fackliga representanter - Sveriges Ingenjörer: Nawzad Rashid, +46 (10) 7389148; Unionen: Karin Ulvemark, +46 107-38 51 42; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43.

Alla andra frågor bör riktas till Talent Partner Malin Johansson, [email protected]

På grund av sommarledigheter påbörjas urvals- och rekryteringsprocessen mitten augusti. Tack för din förståelse och tålamod under denna period.