Ledigt jobb: Ambassadsekreterare

Om tjänsten

Vi söker en effektiv och serviceinriktad assistent till Högsta representanten (Head of Mission). Tjänsten innebär ett brett ansvar för administration, koordinering av möten och logistik samt hantering av kommunikation. Du kommer att vara en nyckelperson i att säkerställa att Högsta representantens arbetsdag flyter smidigt och att alla officiella besök och evenemang genomförs professionellt.

Viktiga arbetsuppgifter

• Administrera och koordinera Högsta representantens och officiella besöksdelegationers tider och agendor. Arrangera möten och förbered all relevant dokumentation och material.
• Hålla och uppdatera register över framstående personer, nationella evenemang samt skicka ut inbjudningar, gratulationer och kondoleansbrev i tid.
• Koordinera interna och externa möten samt officiella besök för Högsta representanten. Ansvara för logistiska och säkerhetsmässiga arrangemang i samråd med relevanta instanser inom och utanför missionen.
• Organisera och koordinera möten, konferenser och officiella evenemang. Närvara vid möten vid behov, förbered dokumentation och förhandlingsprotokoll.
• Motta besökare på ett vänligt och professionellt sätt, vägleda dem och svara i telefon.
• Förbereda korrespondens, rapporter och anteckningar för Högsta representanten samt tillhandahålla enkel översättning och tolkning vid behov.
• Organisera och spåra researrangemang och bokningar av biljetter. Genomför alla logistiska procedurer gällande Högsta representanten i samordning med relevanta aktörer.
• Motta dagens post och presentera den för Högsta representanten, samt följa upp dennes direktiv kring vidarebefordran av posten till berörda parter.
• Klassificera, indexera och arkivera dokument och papper på ett systematiskt sätt för att säkerställa och underlätta deras återfinnande.

Krav och meriter

• Universitetsexamen inom företagsekonomi eller motsvarande utbildning inom executive secretarial.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.