Ledigt jobb: Receptionist

Tjänst: Receptionist

Anställningsform: Ettårig anställning med möjlighet till förlängning

Antal lediga tjänster: 1

Arbetsplats: Stockholm, Sverige

Republiken Namibias ambassad i Konungariket Sverige inbjuder kvalificerade och erfarna kandidater att söka tjänsten som receptionist vid kansliet. Namibier bosatta i diasporan i Sverige uppmuntras att söka.

Minimikrav:

• Minst tre (3) års relevant erfarenhet som receptionist (eller frontdesk-behandlare), helst inom en diplomatisk miljö.
• Du måste inneha giltigt arbetstillstånd för Sverige eller vara medborgare/fast bosatt i en EU-medlemsstat.
• Du måste ha ett nyligen utfärdat belastningsregisterutdrag.
• God skriftlig och muntlig behärskning av engelska och svenska är ett krav.
• Du bör vara artig, pålitlig, tillförlitlig och kunna arbeta självständigt med minimal handledning.

Kompetenskrav:

1. Utbildning inom kontorsadministration är ett krav.
2. Utmärkt skrivhastighet och noggrannhet.
3. Starka verbala och skriftliga kommunikationsförmågor.
4. Goda organisatoriska förmågor och tidshantering.
5. Professionell framtoning och kundserviceorientering.
6. God vana vid Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) och kontorsutrustning.
7. Tidigare erfarenhet som receptionist, administrativ assistent eller liknande roll meriterar.

Färdigheter och kompetenser:

1. Noggrannhet och detaljfokus.
2. Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera arbete.
3. Starka interpersonella färdigheter och kundservicekompetens.
4. Hemlighetsfullhet och professionell hållning.
5. Grundläggande förmåga att hantera register och datainmatning.

Viktiga arbetsuppgifter:

Receptionsuppgifter

1. Motta och assistera besökare på ett professionellt och artigt sätt.
2. Svara på, filtrera och vidarebefordra inkommande telefonsamtal till berörda medarbetare.
3. Hantera in- och utgående post, kurirservice och leveranser.
4. Planera möten och underhålla kalendrar för ambassadens personal.
5. Föra besöksregister och säkerställa efterlevnad av kontorsrutiner.
6. Svara på allmänna förfrågningar från kunder och besökare vid behov.

Skriv- och administrativa uppgifter

1. Säkerställa sekretess och säkerhet känslig information.
2. Underhålla elektroniska och manuella arkivsystem löpande.
3. Förbereda, redigera, korrekturläsa och formatera dokument enligt personalens behov.
4. Assistera vid fotokopiering, skanning, utskrift och intern dokumentdistribution.

Allmänt kontorsstöd

1. Stöd administrativ projektledning och ambassadens aktiviteter.
2. Upprätthålla en ren och organiserad receptionsmiljö.
3. Kontrollera kontorsmaterial och samordna påfyllning vid behov.
4. Utföra andra administrativa uppgifter som tilldelas av ambassadören och personalen.
5. Assistera vid förberedelse och servering av fika till möten och gäster.
6. Förbereda dokument och paket för sändning via DHL.
7. Motta inkommande dokument och paket från DHL.

Arbetsvillkor

1. Tjänsten är kontorsbaserad.
2. Normala arbetstider: 09:00 – 16:30.
3. Emellanåt övertid vid behov, eller andra uppgifter under helger och helgdagar.
4. Tät kontakt med besökare, kunder och personal.

Sekretess och professionell uppträdande

1. Upprätthåll strikt sekretess gällande ambassadens verksamhet och besöksinformation.
2. Följ alla ambassadens säkerhets- och skyddsprocedurer.
3. Offentliggör inte någon ambassadinformation till obehöriga personer.
4. Behandla alla besökare, personal och intressenter med respekt och professionalitet.

Lön och förmåner:

Ambassaden erbjuder en marknadsmässig lönepaket, inklusive socialförsäkring, sjuklön och semesterlön.

Sökprocess

Intresserade kandidater bör inkomma med en skriftlig ansökan personligen, där lämplighet beskrivs, åtföljd av:

• Ett detaljerat curriculum vitae (CV).
• Kopia på legitimation.
• Namn och kontaktuppgifter till tre yrkesmässiga referenser.
• Tidigare anställningsintyg och/eller rekommendationsbrev.
• Kopia på arbetstillstånd eller EU-uppehållstillstånd.
• Ett nyligen utfärdat belastningsregisterutdrag.

Ansökningar ska skickas till:

[email protected]

Endast kortlistade kandidater kommer att kontaktas för intervju.

ANSÖKNINGSENDELSEN ÄR: 12 JULI 2026