Ledigt jobb: Administrativ assistent

Är du en serviceinriktad och strukturerad administratör som trivs i en varierad roll med många kontaktytor? Vi söker nu en Office Assistant till vår kund för ett långsiktigt konsultuppdrag på heltid.

I rollen kommer du att arbeta nära chefer och medarbetare och stötta verksamheten med både återkommande administrativa uppgifter och mer ad hoc-betonade arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov.

Om tjänsten

• Omfattning: 100 %
• Start: Augusti 2026
• Uppdragets längd: Slutdatum är ej planerat, minst 6 månader
• Placering: Södertälje - På plats hos kund, med viss flexibilitet enligt överenskommelse med chef
• Intervjuprocess: Intervju med Poolia, intervju med rekryterande chef hos kunden samt ytterligare en intervju hos kunden.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

Mötes- och eventkoordinering

• Planera och koordinera möten och event för chefer och team
• Förbereda och skicka agendor och mötesinbjudningar
• Boka mötesrum och eventlokaler
• Säkerställa att teknisk utrustning fungerar inför möten
• Vid behov stötta med mötesanteckningar och protokoll

Administrativt stöd

• Uppdatera och administrera dokumentlistor
• Stötta onboarding av nya medarbetare och följa upp onboardingaktiviteter
• Beställa datorer, IT-utrustning, telefoner och kontorsmaterial
• Hantera behörigheter och accessförfrågningar
• Hantera avvikelser kopplade till fakturor och koordinera korrigeringar med leverantörer
• Koordinera förbättringar av kontors- och konferensmiljöer
• Administrera inventering av IT-utrustning och licenser
• Ge stöd kring resebokningar och reserelaterade frågor
• Uppdatera information på intranät

Fordonsadministration

• Administrera och följa upp rutiner kring avdelningens fordon
• Koordinera service och underhåll enligt serviceplan
• Hantera säsongsbyte av däck
• Säkerställa att fordon hålls i gott skick
• Koordinera fordonsbyte vid leasingperiodens slut

Vem är du?

Till rollen som Office Assistant söker vi dig som har:

• Tidigare erfarenhet från administrativa eller koordinerande roller
• Erfarenhet av att stötta chefer och team administrativt
• God vana av Officepaketet och Outlook
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen tror vi att du är:

• Serviceinriktad och prestigelös
• Flexibel och trivs med att snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter
• Självständig och lösningsorienterad
• Bekväm med att hantera uppgifter där instruktioner inte alltid är helt tydliga
• Strukturerad och noggrann med god samarbetsförmåga

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension.