Ledigt jobb: Administrativ assistent

Bolaget är en ledande global finansiell institution med stark närvaro inom Investment banking och företagsfinansiering. I Stockholm arbetar teamet nära seniora beslutsfattare i en internationell miljö med högt tempo, komplexa affärer och tydligt fokus på kvalitet, samarbete och affärsmässighet.

Vi söker en erfaren och engagerad Admin Assistant / Executive Assistant med bakgrund inom Investment Banking som vill bli en viktig del av vårt team och stötta våra seniora Country Coverage Bankers. I denna roll blir du en uppskattad partner i en internationell och dynamisk miljö där samarbete, förtroende och hög kvalitet står i fokus.

Du kommer att arbeta nära verksamheten och bidra till att skapa struktur, flyt och effektivitet i vardagen. Rollen innebär att du stöttar cirka åtta bankers parallellt och bidrar brett inom teamet, vilket gör att dagarna är varierade och stundtals intensiva. Rollen ställer höga krav på flexibilitet, noggrannhet och förmåga att arbeta under tidspress. Då IT-support inte alltid finns nära till hands är det viktigt att du är självgående och har ett praktiskt, lösningsorienterat arbetssätt.

Huvudsakliga ansvarsområden

• Hantera komplexa kalendrar och koordinera möten
• Planera och organisera logistik (mötesrum, catering, telefon- och videokonferenser)
• Bygga och underhålla relationer med intressenter, klienter och andra assistenter
• Hantera konfidentiell information med hög diskretion
• Stödja framtagning av presentationer
• Hantera samtal, e-post och övrig korrespondens
• Koordinera omfattande internationella resor
• Hantera utlägg via Concur och säkerställa efterlevnad av policys
• Hantera fakturor och arbeta i interna system (t.ex. APPIAN, ARIBA)
• Upprätthålla rapportering och uppföljning (Insight, i-Track, DRE)
• Stödja tidrapportering samt logistik kring besökande personal

Vi söker dig som

• Har mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
• Har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom finanssektorn/Investment Banking
• Är trygg i att arbeta med intressenter på alla nivåer
• Är proaktiv, strukturerad och van att arbeta under tidspress
• Har avancerade kunskaper i Microsoft Office
• Har erfarenhet av Concur
• Har god skrivhastighet och hög noggrannhet
• Är flexibel, professionell och serviceinriktad
• Har hög arbetskapacitet och beredskap att arbeta i en krävande roll
• Har en stark vilja att lära sig organisationen och dess arbetssätt

Meriterande

• Erfarenhet från globala eller matrisorganisationer
• Kännedom om finansiella system (APPIAN, ARIBA, Salesforce)
• Grundläggande förståelse för Investment Banking
• Teknisk anpassningsförmåga och ett praktiskt, lösningsorienterat arbetssätt

Detta är ett konsultuppdrag via Adecco som förväntas pågå fram till Mars 2027. Arbetet utförs hos kunden på plats men efter en tid finns det möjlighet att arbeta hemifrån ca 1 dag/veckan.