Ledigt jobb: Administrativ assistent

En avgörande koordineringsroll för någon som trivs i en vetenskaplig miljö

Vi samarbetar med ett innovativt biopharmaceutical företag baserat i Lund, som fokuserar på banbrytande forskning inom immunologi och sällsynta sjukdomar. Organisationen värderar struktur, kvalitet och samarbete för att möjliggöra vetenskaplig framsteg och betydelsefulla FoU-initiativ.

Denna tjänst är ett föräldraledighetsvikariat som löper fram till augusti 2026, med omedelbar start för att säkerställa en smidig överlämning från den nuvarande Koordinatorn. Du kommer att anställas av Academic Work och arbeta på uppdrag hos vår klients FoU-organisation i Lund. Eftersom rollen behöver fyllas snabbt, genomförs urval och intervjuer löpande.

Du erbjuds

• En möjlighet att spela en nyckelroll i en dynamisk FoU-miljö, där du stödjer vetenskapliga och kliniska team i deras dagliga verksamhet.
• En position där din struktur, initiativförmåga och problemlösningsförmåga verkligen gör skillnad för att möjliggöra effektiva forskningsaktiviteter.
• En grundlig överlämning från den nuvarande Koordinatorn för att sätta dig upp för framgång från dag ett.
• En arbetsplats där professionalism, samarbete och kontinuerligt lärande värderas.

ARBETSUPPGIFTER

Rollen involverar omfattande administrativa och koordineringsuppgifter för att säkerställa smidiga operationer för ledningsgrupp och FoU-team. Detta inkluderar att hantera scheman, underlätta kommunikation, hantera finansiell och kontraktsadministration samt organisera viktiga evenemang i en högtrycksvetenskaplig miljö.

• Hantera agendor och koordinera möten för ledning och funktionella team.
• Stötta med presentationsmaterial, informationsspridning och mötesprotokoll.
• Administrera tidrapporter, semesteransökningar, resebokningar och utgiftsrapporter i Aspia.
• Stötta kontraktsförvaltning, inklusive arbetsflödeskoordinering, leverantörskommunikation och AdobeSign-hantering.
• Planera och koordinera interna evenemang eller konferenser för FoU.
• Underhålla spårningssystem och stödprocesser som MRC/PRC och CMC-vialsändning.
• Fungera som kontaktpunkt för dagligt operativt stöd och säkerställa smidiga arbetsflöden mellan vetenskap och kliniska funktioner.
• Var proaktiv, lösningsorienterad och redo att assistera med ad hoc-uppgifter vid behov.

VI SÖKER DIG SOM

• Flytande i engelska, både skriftligt och muntligt.
• Avancerad administrativ erfarenhet (3+ år), inklusive tidshantering och organisation.
• Proaktiv, diskret och professionell.
• Lösningsorienterad, strukturerad och kan trivas i en snabb och samarbetsvillig miljö.
• Starka IT-kunskaper och förmåga att hantera flera uppgifter och deadlines effektivt.
• Utvecklad kommunikations- och relationsbyggande förmåga.
• Examen i naturvetenskap, samhällsvetenskap eller relaterat område är meriterande.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av att koordinera evenemang och förbereda presentationer.
• Intresse eller kunskap inom vetenskapliga områden.
• Tidigare erfarenhet inom livsvetenskaper eller hälso- och sjukvård.
• Erfarenhet av Aspia-systemet.
• Förmåga att hantera och sätta deadlines för seniora intressenter.

För att lyckas i rollen är dina personliga egenskaper:

• Stress tolerant.
• Ordentlig.
• Ansvarsfull.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och det är vår klients önskan att alla frågor angående tjänsten riktas till Academic Work.