INFRA-handläggare på Försvarsmaktens Högkvarter

Som INFRA-handläggare på Försvarsmaktens Högkvarter (HKV) utgör du en viktig del i en myndighet som är i stark tillväxt. Tillsammans med kompetenta och engagerade kollegor får du ansvar, utveckling och utmaning.

Om sektionen

Fastighetssektionen ansvarar för Högkvarterets samtliga införhyrningar på Gärdet. Vi arbetar enligt Försvarsmaktens INFRA-process vilket innebär att vi har ett nära samarbete med både Fortifikationsverket & LpLE M (Lokalplaneringsenheten M). Fastighetsbehoven är många och i rollen som Projektsamordnare/INFRA-handläggare behöver man vara såväl ambitiös och driven som duktig på att koordinera flera ärenden/projekt parallellt. Vi har ett brett ansvarsområde på sektionen som räknas som en servicefunktion där bl.a. felanmälan, möbler, flyttar och lokal- verksamhetsanpassningar ingår. Vi arbetar i flera tidsperspektiv; från den dagliga driften till längre projekt som sträcker sig över år.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Rollen innebär många kontaktytor såsom våra verksamheter, entreprenörer/leverantörer, hyresvärd & fastighetsägare då samtliga av våra fastigheter är införhyrningar. Du kommer främst att arbeta i vidmakthållande skedet (dvs. förvaltning) men ibland även med anskaffningsprojekt (dvs. utveckling). I rollen ingår även arbetsuppgifter såsom att utreda, ta fram/skapa och granska underlag. Eftersom att rollen ställer höga krav på kommunikation så väl i text som i tal så behöver du ha lätt för att formulera dig och anpassa dig efter de krav som gäller.

Ett axplock av arbetsuppgifter som ingår i denna roll:

• Leda brandskyddsarbetet i rollerna som brandskyddsledare inom förbandet HKV och brandskyddssamordnare inom Garnisonen. T.ex. ta fram styrande dokument, rutiner, utbildningar m.m. samt säkerställa att dessa följs
• Vara stöd- och beställarombud till/för våra verksamheter inom Högkvarteret samt företräda våra verksamheter mot våra samverkanspartners (Fortifikationsverket, Fastighetsägare m.fl.)
• Hantera allt från små behov (t.ex. ny kontorsstol) till större projekt (t.ex. vara beställare vid nya införhyrningar) parallellt
• Representera Fastighetssektionen mot verksamheter inom vårt lokalbestånd bereda ärenden för beslut till och för högre chefer/beslutsfattare
• Leda/delta i projektgrupper
• Administrera och hantera beställningar och behov; framtagande av INFRA-underlag liksom övriga medarbetare på sektionen ha eget ekonomiskt ansvar för dina beställningar samt tillhörande fakturahantering men även sammanhållande för ekonomin inom sektionen (enklare faktura hantering, budget- och investeringsarbete inkl. uppföljning)
• Tillsammans med kollegor och chef ansvara för lokalplanering, lokaltilldelning samt agera flyttansvarig

KRAV

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning inom bygg/fastighet eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer motsvarande
• Relevant erfarenhet av förvaltning eller hyresgästkontakt (t.ex. som hyresgästkoordinator, facility manager, lokal-/fastighetsförvaltare eller annan roll som arbetsgivaren anser likvärdig)
• Relevant erfarenhet av att leda/koordinera SBA
• Mycket goda kunskaper i MS Office (Word, Excel, Powerpoint och Outlook)
• Mycket goda kunskaper i svenska såväl i tal som i skrift

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen som Projektsamordnare/INFRA-handläggare behöver du ha/vara:

• Hög leverans- och prestationskapacitet, stort engagemang, resultatinriktad och ambitiös vara alert och proaktiv då förutsättningarna förändras och ingen dag är den andra lik hos oss noggrann, strukturerad och tydlig i din kommunikation/beställning och därmed känna dig trygg i att koordinera på egen hand så väl som samverka med andra (både interna och externa parter)
• Kunna hantera en större mängd ärenden och projekt parallellt och därmed prioritera både på egen hand samt tillsammans med kollegor och chef
• Prestigelös, ansvarstagande och handlingskraftig - inte tveka för att kavla upp ärmarna samt handlingskraftig för att hitta möjliga lösningar och strukturerad för att administrera dem. Kapacitet att fatta egna beslut vid behov samt förståelse för riktlinjer och processer och därmed noggrant följa dem.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

MERITERANDE

• Relevanta kunskaper och erfarenheter av att arbeta enligt hyresavtal och tillhörande gränsdragningslistor
• Relevant erfarenhet som beställare/samordnare (ombyggnationer/lokalanpassningar) eller annan roll som arbetsgivaren anser likvärdig

Övrigt

Anställningsform: Tillsvidare, provanställning 6 mån.
Sysselsättningsgrad: Heltid.
Arbetsort: Stockholms innerstad.
Tillträdesdatum: Efter överenskommelse.

Upplysningar om befattningen och rekryteringsprocessen

Madeleine Edborg Silvén.

Fackliga företrädare

Anders Markow (SACO)
Lise-Lotte Larsson (SEKO)
Kjell Tetzlaff (Försvarsförbundet OFR/S)
Arne Nilsson (Officersförbundet, OFR/O)
Samtliga ovan personer nås via växeln 08-788 75 00.

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2025-04-11. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning, samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.