Office Manager

Vill du ha en nyckelroll i en inflytelserik organisation? Vi söker en Office Manager som vill arbeta brett med administration, ekonomi och koordinering. Trivs du med många kontaktytor och varierade arbetsuppgifter? Då kan detta vara rollen för dig!

OM TJÄNSTEN

För vår kunds räkning söker vi nu en Office Manager.

Som Office Manager kommer du ta dig an en bred roll där du stöttar hela organisationen med bland annat hantering av faktura- och orderärenden, bemanning av telefonväxeln och löpande administration. Du blir en nyckelperson i den dagliga driften och säkerställer att inkommande ärenden hanteras korrekt och effektivt. Vi söker efter dig som är självgående, flexibel, serviceinriktad och har en prestigelös inställning. Vidare är det viktigt att du trivs med att ha en central roll med många kontaktytor.

Tjänsten är ett bemanningsuppdrag via Academic Work på initialt 6 månader som förväntas pågå långsiktigt med ambition till överrekrytering.

Du erbjuds

• En varierad och utvecklande roll i en stabil organisation.
• Möjlighet att arbeta i en verksamhet med stor påverkan inom standardisering och elbranschen.
• En arbetsplats med engagerade kollegor och härlig arbetsmiljö.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

• Hantera faktura- och orderärenden, inklusive registrering och uppföljning.
• Bemanna telefonväxeln, ta emot samtal och vidarebefordra ärenden.
• Säkerställa att inkommande ärenden via växel och e-post fördelas korrekt.
• Stötta ekonomiavdelningen med enklare ekonomirelaterade uppgifter, som hantering av leverantörsfakturor och kontering.
• Sköta enklare kontorsuppgifter som att beställa material, vara kontaktperson för städfirma, blomservice och kaffemaskiner.
• Hålla koll på säljmejlen och fungera som kontaktperson mot lagret.
• Hantera remisser och utskick åt VD.

VI SÖKER DIG SOM

• Har eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller likvärdig arbetslivserfarenhet.
• Har erfarenhet av att arbeta i en administrativ tjänst.
• Har grundläggande förståelse för ekonomiprocesser och enklare bokföring.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Har god datorvana och erfarenhet av administrativa system samt Office-paketet.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av affärssystem och fakturahanteringsprogram.
• Tidigare erfarenhet av telefonväxel eller kundtjänst.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Noggrann och strukturerad – förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
• Serviceinriktad – professionell och hjälpsam attityd gentemot kollegor och externa parter.
• Lösningsorienterad – kan snabbt identifiera rätt kontaktperson för inkommande ärenden.
• Flexibel och ansvarstagande – hanterar både rutinuppgifter och mer varierande arbetsmoment.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.