Kosovos ambassad i Stockholm söker en administrativ assistent

Arbetsuppgifter och ansvar:

Under övervakning och ansvar av Missionschefen, utförs nedanstående arbetsuppgifter och ansvar:

• Förberedelse av rapporter och enkel korrespondens; fakturahantering; betalningar för utrustning; licenser och formulär från värdländer; samt finansiella dokument.
• Behandling av posttjänster och diplomatiska väskor för ambassader; urval och distribution av inkommande och utgående korrespondens; arrangera posttjänster och transport av varor.
• Upprätthålla en noggrann inventering av ambassadens tillgångar; underhåll av förnödenheter, inklusive kontorsmaterial; förnödenheter för utrustning och utrustning som behövs för mindre underhåll.
• Underhålla utrymmet för lagring och arkivering av ambassadens filer.
• Hantera betalningar för flygfrakt och transport av hushållsapparater för ambassadpersonal; fakturahantering för sändningar och tullhandlingar.

Kriterier och krav:

• Ha minst en gymnasieexamen;
• Vara medborgare i Republiken Kosovo eller medborgare eller permanent bosatt i Sverige, eller medborgare i ett tredje land;
• Kunskap i albanska och engelska krävs, medan svenska är önskvärt.
• Ha allmän kunskap om arbete med dokumenthanteringsprogram;
• Bevisad förmåga att systematisera och upprätthålla dokumentation, bestämma lämpliga lösningar;
• Ha bevisad och effektiv skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga på språken;
• Kunskap om att tillhandahålla diplomatiska tjänster;
• Ha utmärkta självorganisationsförmågor; förmåga att effektivt arbeta under press;
• Ha 3 års relevant arbetslivserfarenhet.