Ledigt jobb: Chefssekreterare

Om oss

Everlight är konsultbolaget med din karriär i fokus. Här finns det en hel plattform av möjligheter och karriärvägar att vandra som anställd konsult, underkonsult eller via direktrekrytering. Här finns drivna och ambitiösa kollegor, stöd och bollplank att vända sig till och framförallt finns det glädje och transparens!

Till en av våra kunder söker vi nu en programkoordinator/administratör.

Uppdraget omfattar arbete inom ett eller flera områdes- och projektprogram en av kundens större divisioner. Programkoordinatorn ska med stort eget ansvar och egen initiativförmåga stödja programledare och huvudprojektledare och bidra till att programmets administrativa arbete sker på ett effektivt sätt.

Uppdragets karaktär är servicerelaterad, administrativ, stödjande och koordinerande. Som programkoordinator har du ett viktigt ansvar i att stödja och avlasta programledningen med framför allt administrativa arbetsuppgifter. Uppdraget innebär stort eget ansvar varför förmåga att självständigt planera och utföra sitt arbete och fatta beslut inom ansvarsområdet för rollen är viktig. Du känner dig trygg i att författa dokument, administrera och arbeta i flera olika system och kan strukturera upp ditt egna arbetssätt för att hålla ordning och reda i och av programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation.

Programkoordinatorn är också en viktig del och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation. En del är att ha möjlighet att säkerhetsställa och hjälpa till att intranätssidorna för programmet hålls uppdaterade.

Utöver att vara ett stöd i programmet, tillhör programkoordinatorn ett team av andra programkoordinatorer i linjeorganisationen som vidareutvecklar det generiska stödet till programverksamheten.

Vem är du?

För att trivas i rollen tror vi att du bör beskrivas som stukturerad, ordningsam och serviceminded. Du uppskattar ha många bollar i luften och agera koordinerande mellan personer och team. Du är positiv och har ett "can do" mindset.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

• Med stort eget ansvar och egen initiativförmåga stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation

• Inom programmet ansvara för administrativa uppgifter (ex. framtagande av presentationer för styrgrupper, protokollskrivande, uppföljning av åtgärder, beslutloggar, mötesbokningar, framtagning av mötesunderlag, diarieföring)

• Stödja Programledare och huvudprojektledare i uppdatering av dokument såsom programplan, beslutsunderlag, mm.

• Ansvara och säkerställa att Programmet dokumenterar enligt kundens krav och rutiner

• Ansvara för att rapportering från och inom programmet görs enligt kundens krav och rutiner

• Säkerställa att avvikelser i projekten mot tid, kostnad och resultat rapporteras och följa upp att de åtgärdas

• Upprätta och underhålla programbibliotek och stödsystem

• Stödja programledaren/-ledningen i planering, uppföljning, tidplaner, inköp, resurser, riskhantering samt andra frågor som aktualiseras inom programmet

• Ansvara för att implementering görs inom programmet avseende uppföljning och rapportering av beslutade mål och nyckeltal samt vara drivande vad gäller genomförande av förbättringsåtgärder och effektivisering

För rollen ska du ha följande utbildning:

• Akademisk examen inom exempelvis maskinteknik, energi, samhällsbyggnad eller infrastruktur.

Kompetens och erfarenhet:

• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat med liknande arbete som ex. program- och projektadministratör, projektingenjör eller som samordnare i program
• Minst 2 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint.

Utöver ovan krav är det mycket meriterande om du har:

• Högskoleutbildning minst 180p inom exempelvis maskinteknik, energi, samhällsbyggnad eller infrastruktur.

• 2 års erfarenhet av stödjande/liknande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor

• 2 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller (tex PPS, PMI, Prince) eller projektstyrningsmetodik

På kundens kontor i Sundbyberg med möjlighet till distansarbete på ca 50%. Uppdraget har en omfattning på 100 % och är en konsultanställning via Everlight.