Projekt- och reseadministratör

Vill du arbeta i en dynamisk och internationell miljö där du får en central roll inom administration och resehantering? Vi söker nu en projekt- och reseadministratör för ett tidsbegränsat uppdrag mellan 1 maj och 30 november 2025.

Om tjänsten

I denna roll kommer du att ansvara för resebokningar och arrangemang inom olika projekt och organisationens verksamhet. Du kommer att ha ett nära samarbete med projektteam och ledare för att säkerställa en smidig och effektiv hantering av administrativa uppgifter. Rollen innebär även att koordinera möten och konferenser, både internt och externt, samt hantera visumansökningar och andra administrativa processer kopplade till compliance. En del av arbetet innefattar även att sköta kommersiell korrespondens och bidra till strategiska initiativ för att förbättra både medarbetar- och kundupplevelsen.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

För att trivas i den här rollen ser vi gärna att du har erfarenhet av administrativt arbete och service. Du har en strukturerad och organiserad arbetsstil samt förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt. Då arbetet sker i en internationell miljö behöver du ha goda kommunikationsfärdigheter och kunna uttrycka dig väl i både svenska och engelska, både i tal och skrift. Vi söker dig som är proaktiv, självständig och trivs i en snabbföränderlig miljö där du kan ta egna initiativ och bidra till verksamhetens utveckling.

Dina främsta arbetsuppgifter:

• Hantera resebokningar och arrangemang inom projekt och HVDC-organisationen
• Koordinera konferenser och möten med interna och externa intressenter
• Ansvara för visumansökningar samt ansökningar inom Integrity & Compliance
• Kommunicera och samarbeta med lokala och globala administratörer
• Stötta projektteam och projektledare i det operativa arbetet

Vem är du?

För att lyckas i rollen tror vi att du har:

• Erfarenhet och intresse för administration och service
• Goda organisatoriska och koordinerande färdigheter
• Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt på ett strukturerat sätt
• En proaktiv inställning för att identifiera och lösa utmaningar
• Utmärkta kommunikationsfärdigheter och förmåga att arbeta i en dynamisk, multikulturell miljö
• Självdriv och initiativförmåga i ett högt arbetstempo

Du behöver vara flytande i både svenska och engelska, i tal och skrift.

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.