Administratör till institutionen för industri- och materialvetenskap IMS

Nu söker vi en Administratör till institutionen för industri- och materialvetenskap IMS och Virtuella utvecklingslaboratoriet (VDL) som är IMS egna konferenslokal. Institutionen har flera mötesrum samt en konferensanläggning för både virtuella och fysiska möten. Virtuella utvecklingslaboratoriet VDL är en större konferenslokal med mingelarea. Lokalen är utrustad med teknik för forskningssamarbeten och möten på distans och i rummet används mycket. Support till användarna är avgörande för verksamheten och för att ge gästerna en professionell upplevelse.

Uppdraget startar 20/5 och omfattningen är på 60% där man jobbar 4 dagar i veckan, uppdraget beräknas pågå till 19 december 2025.

Om tjänsten

Vi söker en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten. Att beställa och tillhandahålla catering till våra möten och konferenser är också en viktig del av arbetet, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av förbrukningsmaterial till kontor och lunchrum, mobiltelefoner, resebokningar och hotellbokningar för gäster, samt uppgifter relaterat till våra kontor och lunchrum med mera. Hur aktuell fördelning av arbetsuppgifterna ser ut kan variera över tid, men stäms av löpande.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

Vi erbjuder dig möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 10 personer vilka leds av institutionens administrativa chef. Tjänsten ger dig möjlighet vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker inom administration.

Du ingår i det administrativa supportteamet kring VDL som säkerställer tydliga bokningsrutiner och ger support inför och under events. Du kommer att tillhandahålla stöd och support till användare inkl. instruera användare av VDL hur utrustningen fungerar och finnas tillhands som stöd inför och under de events som hålls lokalen. Användarna kan vara IMS doktorander eller fakultet likaväl som gäster från olika delar av världen.

Vem är du?

Vi söker dig som vill göra både oss och dig bra - du ser det här jobbet som en chans få kombinera service, support och teknik med administration. Som person är du positiv och noggrann och levererar med kvalitet utan att fastna i en detalj längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall på service. Flexibilitet och förmåga att prioritera/omprioritera dagligen är av stor vikt, och en normal dag innebär arbete på campus och en hel del förflyttningar mellan mötesrum och våningar.

Rollen kräver en hög administrativ förmåga, uttalad samarbetsförmåga och relationskompetens samt en förmåga att jobba såväl självständigt som prestigelöst i grupp med kollegor. Du både kan och vill arbeta i administrativa system så som Proceedo, Officepaketet, och med teknisk utrustning på användarnivå, samt hantera administration, planering och genomförande av möten och konferenser. Vi ser det som meriterande om man har erfarenhet av arbete i reception, eventarbete eller något annat inom servicebranschen.

God svenska och engelska i tal och skrift är ett krav då kommunikationen sker på båda språken.

Om verksamheten

Industri- och materialvetenskap (IMS) stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Vi verkar i en internationell miljö. Forskningssamarbeten, externa kontakter med industri, myndigheter och andra universitet samt konferenser är en viktig del av institutionens forskningsmiljö. Det lokala verksamhetsstödet är en uppskattad och viktig del av verksamheten, och levererar professionellt och lyhört stöd till våra forskare, lärare och studenter.