Ledigt jobb: Kontorsreceptionist

Potter Clarkson är en praktik med en historia på den svenska marknaden för immateriella rättigheter som sträcker sig långt bortom öppnandet av bemannade kontor i Stockholm 2018. Vi är en ledande europeisk fullservice-praktik för immateriella rättigheter. Med kontor i Storbritannien, Sverige och Danmark är vi välkända för att hantera några av de mest komplexa och utmanande patent- och varumärkesärenden, och vi är väl ansedda för framgångsrik åtal, opposition och överklagande arbete. Vår bevisade excellens har gjort oss till det europeiska valet för flera globala jättar, välkända namn, universitet och små och medelstora företag, samt mindre företag och individer som alla vill dra nytta av sina investeringar i immateriella rättigheter. Stockholmskontoret består idag av 15 anställda och önskar lägga till en talangfull, framåtblickande kontorsadministratör i hjärtat av teamet. Om du har erfarenhet av administration, älskar att interagera med människor, lösa problem och kan visa starka organisatoriska färdigheter och noggrannhet, då är detta en utmärkt roll för att utveckla din karriär. Rollens beskrivning: Som IP- och kontorsadministratör är du navet i kontoret och en del av en mycket professionell grupp människor. Belägen på Stockholmskontoret kommer din framgång i denna position att bero både på ditt intresse och din förmåga att tillämpa din erfarenhet för att ge administrativt stöd och interagera med individer och organisationer dagligen. Du har ägandeskap över dina dagliga uppgifter; du kommer att ha möjlighet att påverka arbetsprocedurerna, och det kommer att vara din självmotivation och ditt bidrag till rollen och firman som gör att din karriär växer inom denna ledande praktik för immateriella rättigheter. Primärt kommer rollen som IP- och kontorsadministratör att kräva att du ger högkvalitativ administrativt stöd till all personal och avgiftsbelagda medarbetare inom vårt Stockholmskontor samt hjälper till att organisera och arrangera möten och evenemang både in- och utanför kontoret. Rollen kommer att inkludera både höga och låga uppgifter, såsom dagliga administrativa operationer samt att förbereda juridiska dokument, övervaka och hantera deadlines, och hantera klienter från hela världen. Dagliga uppgifter kommer att inkludera:

• Assistera med förberedelse och utskick av korrespondens, inklusive förberedelse av officiella formulär och utkast etc.
• Hantera all inkommande och utgående post.
• Övervaka ärendedetaljer och deadlines med hjälp av företagets dokumenthanteringsprogram.
• Planera och arrangera möten, resor och boende.
• Samverka med avgiftsbelagda medarbetare för att säkerställa hög nivå av kundvård.
• Ge allmän assistans till medlemmar av avgiftsbelagda medarbetare och annan stödpersonal.
• Ad hoc administrativa uppgifter vid behov, t.ex. kopiering, utskrift, bundling etc.
• Ta hand om kontoret och beställa apparater.
• Välkomna besökare till kontoret, erbjuda gäster förfriskningar och informera avgiftsbelagda medarbetare om deras ankomst.
• Hantera inkommande/utgående post och kurirleveranser.
• Överse bokningar av mötesrum.
• Beställa, förbereda och servera luncher och drycker till mötesdeltagare.

• Färdigheter i Microsoft Office-programvaror.
• Utmärkta kunskaper i engelska - andra språk, särskilt skandinaviska språk, skulle vara fördelaktiga.
• En passion för att arbeta i ett kundorienterat och kommersiellt fokuserat team.
• En vilja att vara en del av en växande och framåtblickande firma.
• Utmärkta kommunikationsfärdigheter.

Du behöver också visa:

• Utmärkta och beprövade administrativa färdigheter.
• Förmåga att hantera och prioritera din egen arbetsbelastning.
• Bevisade organisatoriska färdigheter.
• Mycket starka interpersonella och kommunikationsfärdigheter med ett proaktivt och personligt tillvägagångssätt.
• En professionell attityd med erfarenhet av att hantera klienter och andra professionella kontakter.
• Att vara en lagspelare som också är samvetsgrann, motiverad och flexibel.
• Starka IT-färdigheter med utmärkt arbetskunskap om Microsoft Office.
• Att vara mottaglig för att lära sig nya färdigheter och få en förståelse för branschen.
• Att vara en processdriven, organiserad person som utmärker sig i att möta deadlines när man arbetar inom en hektisk teammiljö.
• En förmåga att arbeta bra under press.

Befintlig kunskap om immateriella rättigheter är önskvärd men inte nödvändig, eftersom fullständig och omfattande utbildning kommer att ges. Förmåner

• Konkurrenskraftig lön baserad på erfarenhet.
• 25 dagars årlig semester + helgdagar.
• Ett företagspensionssystem.
• Hälsovårdspaket.
• Regelbundna företagsdagar och sociala evenemang.

• En arbetsmiljö som erbjuder en unik kombination av brittiska och skandinaviska värderingar.
• Fördelarna med ett litet, växande kontor i kombination med infrastrukturen hos en större firma.
• Utmärkta karriärutvecklings- och partnerskapsmöjligheter. Om du har den erfarenhet och ambition vi söker kan vi skapa en roll som är perfekt anpassad för dig. Vi rekryterar för talang och attityd och utbildar för färdigheter. Du kommer att utmanas att lära dig och uppmuntras att göra en betydande påverkan på firman.
• Vi är engagerade i att främja en hälsosam balans mellan arbete och privatliv och stödja välbefinnandet för alla våra medarbetare.