Ledigt jobb: Administrativ assistent

Arbetsuppgifter

Som administratör har du en central roll i att stödja verksamheten och säkerställa en välfungerande administration inom givna tidsramar. Du bidrar till ett strukturerat och effektivt arbetsflöde och ansvarar för att upprätthålla en hög kvalitet i dokumentation och ärendehantering.

I uppdraget ingår bland annat att:

• Ge administrativt stöd och service till såväl medarbetare som förtroendevalda och gärna hjälpa kollegor att bli bättre där det finns behov.
• Vara en resurs i vår lokala ekonomiadministration gentemot Västerås stifts Servicebyrå, vilka hanterar vår ekonomi. De kommer ansluta sig till Ekonomiservice på nationell nivå från 2027.
• Hantera löpande administration kopplad till pastoratets verksamhet. Det kan handla om allt från kontering av fakturor till att justera medarbetares scheman i Visma och hantering av tidrapporter. Det kan även beröra våra förtroendevaldas ersättningar.
• Hantera diarieföring och arkivering i enlighet med gällande regelverk.
• Administrera begäran om utlämnande av allmänna och offentliga handlingar enligt gällande bestämmelser om offentlighet och sekretess.
• Vara backup och självständigt kunna ta fram och formulera handlingar, kallelser, föredragningslistor och protokoll inför och efter sammanträden samt administrera utskick.
• Vara backup och kunna upprätta ärenden och bereda handlingar, inklusive beslutsunderlag till beslutsfattande organ.
• Vara en resurs i kyrkovalet som vi genomför vart 4:e år.

Vi söker dig som har:

• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en likvärdig roll, exempelvis inom kommunal förvaltning, myndighet eller annan organisation där strukturerad dokumenthantering och rättssäker ärendeprocess är central.
• Relevant gymnasieutbildning, exempelvis ekonomi- eller samhällsprogrammet.
• Erfarenhet av: ekonomiadministration, mötesadministration, dokumenthantering, diarieföring, ärendeberedning, arkiv och utlämnande av allmänna handlingar.
• Mycket goda IT-kunskaper, inklusive Officepaketet.
• Erfarenhet av arkiv- och diariesystem, gärna Public 360.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift.
• B-körkort och tillgång till egen bil.

Det är meriterande om du har:

• God kännedom om Svenska kyrkans organisation.
• God kännedom om GDPR.
• Erfarenhet av arbete i förtroendemannastyrd verksamhet.

Personliga egenskaper

• Vi söker dig som är strukturerad, kvalitetsmedveten och noggrann, med god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete.
• Du är självgående med kapacitet att driva processer från start till mål inom fastställda tidsramar.
• Du gillar att förbättra rutiner och processer och har inget emot att genomföra workshops eller genomgångar för att hjälpa dina kollegor att jobba smartare och uppnå smidigare administrativa flöden.
• Du har en stark språklig förmåga, analyserar texter och formulerar egna dokument med hög precision och kvalitet.

Rollen kräver att du är serviceinriktad, med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och leverera lösningar. Du är kommunikativ, lyhörd och samarbetar väl med både medarbetare och förtroendevalda. Du är trygg och flexibel, gör korrekta avvägningar och prioriteringar även i pressade situationer och agerar alltid med verksamhetens bästa i fokus.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Intervjuer sker fortlöpande och tillsättning kan ske innan sista ansökningsdag, så vänta inte att lämna in din ansökan.

Vad kan vi erbjuda dig?

Som administratör hos oss blir du en viktig del av en mångfacetterad organisation där du samarbetar med engagerade och kunniga kollegor från flera olika professioner. Vi erbjuder varierade arbetsuppgifter samt anställningsvillkor som stödjer en hållbar balans mellan arbete och privatliv.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt. Placering: Hagakyrkan i Borlänge. Tjänsten kräver hög fysisk närvaro.