Ledigt jobb: Administrativ assistent

Uppdragsbeskrivning

Du kommer att stödja kontorsadministrationsteamet på vår testanläggning i Kiruna med dagliga operativa uppgifter och säkerställa att kontorsprocesserna fungerar smidigt.

Din roll i vårt rymduppdrag:

• Ge allmän administrativ support, inklusive hantering av post, samtal, arkivsystem, kontorsmaterial, arbetskläder och säkerställa övergripande kontorsrenlighet och organisation.
• Stödja anställdas processer såsom onboarding, SSC-kort/tillgångshantering, besöksmottagning, koordinering av mötesrum, researrangemang och spårning av boende.
• Assistera med förberedelser för evenemang och möten, inklusive catering, schemaläggning och deltagande i planering och genomförande.
• Hantera de boenden som erbjuds till anställda och hålla koll på tillgänglighet och beläggning.
• Stödja säkerhetsprocesser såsom tillgångskontroll, besöksflöden, protokolldokumentation och efterlevnad av företagets riktlinjer på plats.
• Assistera med leverantörs- och kontraktssamordning, inklusive uppföljning av prestation och dokumentation.
• Överse den kompletta hanteringen av företagsfordon, inklusive underhållsscheman, servicebokningar, fakturahantering och hantering av fordonsbokningar.
• Skapa analyser, rapporter och presentationer med hjälp av MS Excel och PowerPoint.

Kvalifikationschecklista

• Avslutad kommersiell utbildning som kontorist eller jämförbar kommersiell kvalifikation (t.ex. kontorsledare, industriell kontorist eller motsvarande vidareutbildning)
• Relevant, helst flera års, yrkeserfarenhet och god kunskap om MS Office
• Självsäker och professionell framtoning mot kollegor och besökare
• Utvecklade kommunikationsförmågor samt flytande svenska och engelska språkkunskaper
• Starka organisatoriska och problemlösningsförmågor, med en pålitlig, noggrann och självständig arbetsstil
• Starka kommunikations- och samordningsförmågor när det gäller interna intressenter, myndigheter och externa partners
• Hög vilja att lära och stark motivation
• Körkort krävs

Bonuskunskaper

• Erfarenhet eller intresse för infrastruktur, anläggningssamordning eller företagsäkerhet anses vara en fördel