Vikarierande administrativ assistent

Vi är Mjölby kommun. Tillsammans levererar vi service och tjänster, är samhällsbyggare och myndighetsutövare. Vårt arbete är till nytta för samhället och med medborgarens bästa i fokus – genom hela livet.

Kommunstyrelsens förvaltning är en av Mjölby kommuns sex förvaltningar och fungerar som kansli åt kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och valnämnden. Med cirka 130 medarbetare driver vi strategiska frågor i hela organisationen, samordnar kommunövergripande arbete och stöttar både den politiska ledningen och övriga förvaltningar. Förvaltningen består av kommunledning, ekonomi och styrning, HR och lön, IT och digitalisering, kommunikation samt näringsliv och marknad.

Vi söker en vikarierande administrativ assistent till kommunledningskontorets kansli på kommunstyrelsens förvaltning. Som administrativ assistent arbetar du nära kansliets två kommunsekreterare och ni har ett gemensamt ansvar för kommunstyrelsens diarium, beredning av ärenden till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och andra politiska forum. Det övergripande uppdraget är att säkerställa en god kvalitet på de underlag som ligger till grund för politiska beslut. Kansliet är ett stöd i juridiska frågor bland annat gällande kommunallag, förvaltningslag samt offentlighets- och sekretesslag. Andra frågor som kansliet ansvarar för är valadministration, samordning av personuppgifter och objektförvaltning av kommunens ärendehanteringssystem.

Är du en engagerad och noggrann administrativ assistent som vill göra skillnad?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent fyller du en viktig funktion i kommunstyrelsens ärendehanteringsprocess och bidrar till att säkerställa korrekt och effektiv dokumenthantering, både i fysisk och digital form. Tjänsten innebär att du är på plats dagligen på kontoret.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ta hand om, registrera och fördela post, registrera och arkivera ärenden och handlingar samt att lämna ut allmänna handlingar. Du kommer också arbeta med valadministration, exempelvis administration kring röstmottagare och vallokaler.

Andra administrativa arbetsuppgifter som ingår i uppdraget är inköp, fakturering och registraturen för revisionens kansli. I rollen ingår även att vara systemförvaltare för förtroendemannaregistret Troman. Under valår har kansliet ansvar för administrationen kring genomförande av val där du har en aktiv roll.

KVALIFIKATIONER

Du har minst 3-årig gymnasieutbildning inom samhällsvetenskap, ekonomi eller motsvarande och en registratorsutbildning, administrativ KY-utbildning eller högskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

Du har tidigare erfarenhet av att ha arbetat som registrator, administratör eller motsvarande roll och har en god kunskap om de lagar och förordningar som styr registrering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning. Du är van vid digitala verktyg och arbetssätt. Du har förmågan att planera och organisera ditt arbete. Du har lätt för att sätta upp mål, organisera resurser, följa upp och avsluta aktiviteter.

Du är en serviceinriktad person som arbetar självständigt och strukturerat. Noggrannhet, flexibilitet och en förmåga att anpassa dig snabbt till nya arbetsuppgifter är centralt. Du ser värdet i att följa processer och riktlinjer och säkerställer att allt sköts korrekt och smidigt. Vi ser att du har en god samarbetsförmåga och att du bidrar till ett positivt arbetsklimat. Du har förmågan att följa instruktioner, procedurer, lagstadgade krav och policy samt förhålla dig till uppsatta tidsplaner.

Tjänsten ställer krav på att du har mycket goda kunskaper i svenska språket, såväl i tal som i skrift, då det är viktigt att du kan tolka textinnehåll för att säkra hanteringen av inkomna och upprättade handlingar.

Vi är en trygg och hållbar arbetsgivare. Stor nog att erbjuda medarbetare goda arbetsvillkor och spännande utvecklingsmöjligheter. Liten nog för nära samarbeten, delaktighet och inflytande.

Med fokus på vårt uppdrag, att göra nytta för samhället, möjliggör vi utrymme för eget ansvar och kreativitet. Tillsammans driver vi kommunen och den hållbara samhällsutvecklingen framåt.

ÖVRIGT

Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Läs mer om vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb (http://www.mjolby.se/ledigajobb).