Ledigt jobb: Administratör

Väx med oss

Om denna möjlighet:

SAN Lab Operations bjuder in till ansökningar för rollen som Assistent. I denna roll kommer du att erbjuda kritiskt administrativt stöd och service till våra chefer och enhetens ledningsteam. Du kommer aktivt att bidra till och koordinera olika administrativa projekt. Som vår administrativa expert kommer du att driva viktiga processer och stödja navigeringen av Ericssons interna processer, system och verktyg.

Vidare kommer du att bidra till och koordinera aktiviteter i olika projekt inom det administrativa området, agera som expert för de administrativa stödsystem som behövs och hantera t.ex. beställningar och fakturor i enlighet med auktorisationspolicyer och rutiner. Stödja och informera om Ericssons interna administrativa processer, system och verktyg. De uppgifter som utförs är delvis strukturerade och rekursiva till sin natur och kan också vara ad-hoc. Allt ovan för att optimera administrativ effektivitet, möta affärsbehov och möjliggöra för linjeorganisationen att fokusera på kärnverksamheten.

Genom att följa vår definierade Code of Business Ethics (CoBE), anti-bestickning och korruptionspolicyer kommer du att spela en avgörande roll i att upprätthålla vårt åtagande för integritet. Principen om att tala ut och reagera på Anti-Bribery & Corruption (ABC) röda flaggor (indikationer eller varningssignaler som kan tyda på en korruptionsrisk i samband med en affärstransaktion eller aktivitet) som identifieras under ditt arbete och agera på dem tillsammans med din linjechef och kollegor är hörnstenar i vårt integritetsarbete.

Vad du kommer att göra:

• Planera, organisera och koordinera möteslogistik t.ex. boka rum, konferensutrustning, förfriskningar, både före och under mötet.

• Planera, organisera och koordinera mötesinformation t.ex. agenda, skicka relevant information till deltagarna.

• Delta i möten för att assistera med administrativa delar t.ex. ta protokoll, registrera handlingsplaner, följa upp handlingspunkternas framsteg och deadlines.

• Hantera presentationer, dokument, kommunikation (t.ex. mötesmaterial, organisatoriska förändringar, etc.).

• Sammanställa månadsrapport och nyhetsbrev baserat på input från enheterna.

• Hantera inträdes- och utträdesadministration. Administrera inträde för anställda och konsulter. Introduktion av nya anställda i enheten. Stödja implementeringen och uppföljningen av aktiviteter relaterade till introduktions-/välkomstprogrammet. Administrera utträden för anställda och konsulter (t.ex. utträdeschecklista).

• Stödja hur man hanterar researrangemang och säkerställa att alla företags policyer följs t.ex. resebokningar, hotell, andra transporter, säkerhetsarrangemang.

• Hantera och stödja informationshantering. Bygga struktur i dokumenthanteringssystem (t.ex. EriDoc, SharePoint, Teams, gemensamma enheter). Stödja efterlevnad i dokumentklassificeringar och åtkomst baserat på informationskonfidentialitet, dataskydd. Stödja att säkerställa varumärkespolicy i presentationer och dokumentation. Ladda upp och uppdatera dokument. Samla redan etablerat presentations- och informationsmaterial och distribuera enligt behov (t.ex. nyhetsbrev/intern uppdateringar, organisatoriska tillkännagivanden, semesterplan, mallar, etc.). Skapa och distribuera innehåll för information som är förenligt med Ericssons varumärke. Ge kunskap om tillgängliga källor/verktyg för att hitta relevant information. Förbereda dokument och stödja vid granskningar.

• Stödja användningen av administrativa verktyg. Hantera, förbereda, spåra och ändra beställningar, fakturor, etc. enligt Ericssons policyer och lokala kostnadsdirektiv t.ex. Ariba, SAP, My Support, enligt överenskommelse med chefen. Hantera och skapa krav för ersättningar på uppdrag av chefen t.ex. Concur enligt överenskommelse med chefen.

• Agera som expert för administrativa system och vägleda i rutiner, t.ex. Ariba, SAP, My Support, ESS, MSS, Employee Central, EriDoc, ITM, Concur, XRM, SuccessFactor. • Administrera tillgångar/distributionslistor och åtkomsträttigheter i relaterade system för anställda, konsulter och kunder (t.ex. My Support, Ariba, SAP, Ericsson Remote Access, Concur, Finanssystem, etc.). Stödja efterlevnad av informationssäkerhet.

• Hantera förfrågningar/frågor i specifik assistentteamets e-postlåda.

De färdigheter du tar med dig

• Social och tillgänglig och bra på att knyta kontakter med människor, nätverka.

• Noggrann och bra med detaljer.

• Förmåga att hantera många uppgifter samtidigt, organisera och bestämma prioriteringsordning för att göra arbetet effektivt. • Utmärkt på efterlevnad och följsamhet till processer, policyer, direktiv och liknande.

• Utmärkt engelska – muntligt och skriftligt.

• Viktigt att fråga om uppgiften inte förstås.

• Kräver förmåga att fatta bedömningar baserat på tidigare erfarenhet för att lösa rutinproblem, med en måttlig nivå av vägledning och riktning.

Vad händer när du ansöker?

Klicka här för att hitta allt du behöver veta om hur vår typiska rekryteringsprocess ser ut.

Att uppmuntra en mångfaldig och inkluderande organisation är kärnan i våra värderingar på Ericsson, därför främjar vi det i allt vi gör. Vi tror verkligen att genom att samarbeta med människor med olika erfarenheter driver vi innovation, vilket är avgörande för vår framtida tillväxt. Vi uppmuntrar människor från alla bakgrunder att ansöka och förverkliga sin fulla potential som en del av vårt Ericsson-team. Ericsson är stolt över att vara en arbetsgivare med lika möjligheter. Läs mer.

Primärt land och stad: Sverige (SE) || Linköping

Req ID: 756083