Dokumentcontroller på PTS

Vill du ha en nyckelroll i att säkerställa hög kvalitet och effektiv hantering av myndighetens ärenden och handlingar? Som dokumentcontroller på PTS arbetar du både självständigt och i nära samarbete med kollegor för att utveckla och förvalta vårt diarieföringssystem. Om du har erfarenhet av diarieföringssystem och ett intresse för struktur och kvalitet kan detta vara rollen för dig!

Vi jobbar med det alla tar för givet. Att kunna kommunicera. Hos oss får du se till att det fungerar nu och i framtiden. För alla.

Enheten för fastighet och dokumentation är en av fyra enheter inom ekonomiavdelningen. I enhetens ansvarsområden ingår bland annat arkiv, registratur, vaktmästeri samt fastighetsfrågor. Vi arbetar för att vara ett så bra stöd till kärnverksamheten som möjligt. Enheten har ett nära samarbete med t ex rättsavdelningen, avdelningen för verksamhetsutveckling samt verksamheterna som arbetar med säkerhetsskydds- och informationssäkerhetsfrågor.

Om rollen

Rollen som dokumentcontroller innebär att vara spindeln i nätet och bidra till arbetet med PTS informationshantering. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar diarieföring och hantering av dagliga flöden av handlingar, inklusive säkerhetsskyddsklassificerade handlingar. Du kommer också att ge råd och stöd till organisationen i frågor som rör arkiv och dokumenthantering samt utbilda medarbetare i diarieföring och dokumenthantering. I rollen ingår också att samarbeta med myndighetens arkivarier i arbete med processkartläggningar och arkivredovisning.

I takt med att myndigheten moderniseras och digitaliseras, kommer du att bidra till verksamhetsutveckling, särskilt kopplat till förändrade processer och införandet av ett nytt diarieföringssystem. Rollen erbjuder en möjlighet att vara en drivande kraft i PTS fortsatta utveckling av effektiva och moderna lösningar för dokumenthantering.

Om teamet

Enheten består idag av tre arkivarier, tre registratorer, två vaktmästare, en avdelningsgemensam assistent samt en enhetschef. Trots enhetens skilda arbetsområden är vi ett tajt team som värnar om den sociala samvaron med gemensamma luncher och fikaraster.

Om dig

Vi söker en framåtblickande och initiativrik dokumentcontroller som vill bidra till att stärka vår informationshantering och möta verksamhetens växande behov. Som person är det viktigt att du tar ansvar för ditt arbete, arbetar självständigt och har förmågan att ligga steget före i vägledningen av organisationen.

Arbetet sker i nära samarbete med kollegor inom myndigheten, vilket kräver en god samarbetsförmåga. För att lyckas i rollen är du strukturerad och planerar ditt arbete väl, slutför det du påbörjat och håller deadlines. Du är även kreativ, tänker i nya banor och hittar innovativa lösningar på problem. Din lösningsorienterade inställning gör att du snabbt kan anpassa dig och hantera utmaningar på ett effektivt sätt. För oss är dina personliga egenskaper viktiga, därför kommer vi lägga stor vikt vid dessa.

Vi söker dig som har:

• Genomförd universitets-/YH-utbildning i arkivvetenskap, informationsvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig.
• Flerårig yrkeslivserfarenhet inom arkiv, registratur eller dokumentcontrolling.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Det är även meriterande om du har:

• Erfarenhet av hantering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar.
• Erfarenhet av utvecklingsarbete inom diarium, informationshantering och ärendehantering eller liknande.
• Kunskap om lagar och förordningar kring offentlig förvaltning.
• Arkivkunskap, t ex kunna arkivlagstiftningen m.m.

Vårt erbjudande

Vi tar livet på allvar. Hos oss kan du ha ett liv på och utanför jobbet. Mår du bra, mår vi bra. Därför erbjuder vi konkurrenskraftiga löner, flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete. Vi har även generöst friskvårdsbidrag och två friskvårdstimmar varje vecka.

Dessutom får du förmånliga villkor för lunch, semester, föräldraledighet, pension och vid sjukdom. Här kommer du arbeta i moderna aktivitetsbaserade lokaler på Hälsingegatan 38. Som statlig myndighet erbjuder vi en trygg och stabil arbetsmiljö där du kan känna dig säker. Vi skapar morgondagens samhälle och måste ligga i framkant. Hos oss kommer du att växa med uppgifter hela tiden.

Bra att veta

Tjänsten är en tillsvidareanställning med inledande provanställning om sex månader. Placering i Stockholm med start snarast möjligt enligt överenskommelse.

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass. För anställning krävs därför svenskt medborgarskap och en godkänd säkerhetsprövning i enlighet med 3 kap. 1–3 §§ säkerhetsskyddslagen (2018:585).

För att vi ska kunna göra en rättvis och objektiv bedömning av din kompetens ber vi dig att inte inkludera bild, personnummer eller adress i ditt CV. Tester kommer att ingå i processen. Om du har skyddade uppgifter, vänligen kontakta vår HR-specialist.

För ytterligare information, vänligen kontakta avdelningschef Annika Leander på [email protected] eller HR-specialist Jessica Petersson på [email protected]. För frågor relaterade till vår lokala fackliga arbetstagarorganisation, vänligen maila till [email protected].

Välkommen med din ansökan senast 30 januari.

Vi driver och försvarar allas rätt till säker och tillgänglig ​kommunikation. Varje dag, varje sekund. I hela Sverige.