Skydda din inkomst!

Skydda din lön med en inkomstförsäkring.
Behåll 80% av lönen.

Läs mer ❭❭
Lediga jobb

~38 999 st

Lediga jobb ❭❭

Se alla lediga jobb som
Administrativ assistent

Denna tjänst har redan blivit tillsatt!
Arbetsförmedlingen
Lediga jobb i Stockholm
Publicerad: 2016-01-18
Lön: Individuell lön månadslön
Anställningsform: Tillsvidare

Administratör till Avdelningen Upphandling

Arbetsförmedlingen utvecklar en centraliserad Upphandlingsavdelning, med strävan att skapa en modern organisation för strategisk offentlig upphandling och inköp.



Upphandlingsavdelningens ansvarsområde omfattar Arbetsförmedlingens samtliga upphandlingar. Genom kvalitetssäkrade processer för strategisk upphandling säkerställer vi att det finns ändamålsenliga och användbara avtal för inköp av varor och tjänster inom myndigheten. Vidare tillhandahåller vi kvalificerat stöd i behovsanalyser, nyttoanalyser och kravformulering. Avdelningen består av två upphandlingsenheter samt sektionen Operativt inköp.

Sektionen Operativt inköp ansvarar för processer, rutiner och gränssnitt mot övriga myndigheten för inköp, tillgängliggörande och förvaltning av avtal, arkivering, diarieföring samt e-handel.

Upphandlingsenheterna ansvarar för upphandling av tjänster till arbetssökande samt varor och tjänster för myndighetens behov.

Arbetsuppgifter

Som administratör är du ett personligt och nära stöd till chefen. Du ansvarar för all administration. Det kan röra exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring och arkivering, uppföljning och planering, viss personaladministration, beställning av varor, postöppning, e-post, telefonhantering, interna och externa kontakter, bokning av lokaler och möten. Du medverkar i förberedelser och efterarbete i samband med möten och konferenser. Du kompetensöverför till andra medarbetare vid behov.

Du tar fram administrativa rutiner och tar ett självständigt ansvar för att hålla dessa uppdaterade, du skriver kallelser, protokoll, beslutslistor, sammanfattningar, minnesanteckningar, och andra dokument. Du bereder och förbereder ärenden på uppdrag av enhetscheferna och ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. Under 2016 övergår Arbetsförmedlingen till elektroniskt diarium och du är ett viktigt stöd för avdelningen i det arbetet.

Kvalifikationer


• Gymnasieutbildning inom ekonomi, kontor eller motsvarande
• Minst tre års arbetslivserfarenhet där arbetet till största delen har bestått av administrativa arbetsuppgifter.
• God datorvana och mycket goda kunskaper i MS Office
• God vana av dokumenthantering
• Goda kunskaper i svenska, kunna uttrycka sig väl i tal och skrift

Meriterande


• Kunskaper inom ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll
• Kunskaper inom offentlig upphandling
• Erfarenhet av arkivering och diarieföring

Personliga förmågor


• Du har god samarbetsförmåga, är självgående och är serviceorienterad.
• Du tar ansvar och kan själv strukturera ditt arbete. Du har god prioriteringsförmåga.
• Du är kvalitetsmedveten, noggrann samt delar aktivt med dig av ny kunskap så att verksamheten utvecklas.
• Vi ser gärna att du har intresse för ständig förbättring och utveckling av administrativa arbetssätt.
• Du är en utpräglat ansvarstagande person och vi värdesätter integritet, flexibilitet och samarbetsförmåga.
• Du har mycket god muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar sex månaders provanställning och tillträde är enligt överenskommelse. Placeringsort Stockholm.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med dnr Af 2016/023195, vilken ska vara inkommen senast den 1 februari 2016. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga CV där du beskriver relevant utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Kontaktpersoner

Anja Clausin Enhetschef, Avdelningen Upphandling 010-488 42 48

Kristina Kumbrant HR-partner 010-486 58 26

ST Per Samuelsson 010-486 92 34

SACO Seppo Rytkönen 010-486 9132

SEKO Ulf Törnkvist 010-487 04 46



©2017 Statsskuld.se / NameTyper Est. 2002 / jobb-annons